Kvalitní HR informační systém funguje jako centrální uzel, který vám pomůže řídit agendu zaměstnanců z jednoho místa, a jeho správný výběr vám ušetří nespočet hodin práce. Protože ale zavedení nové platformy pro celý tým vyžaduje hodně energie, jako personalista pravděpodobně chcete, aby si kolegové tímto přechodem prošli jen jednou. Já už to absolvovala čtyřikrát (v různých firmách), a proto jsem se rozhodla vytvořit seznam praktických tipů, díky kterým to zvládnete hned napoprvé.
1. krok: Zjistěte, co je na trhu
Nejdříve se pusťte do úvodního průzkumu. Pokud vám už jen slovo „průzkum“ nahání husí kůži, mám pro vás řešení – buďte na sebe hodní a zkuste využít ChatGPT nebo jiný AI generátor takto:
„Dej mi přehled 10 HRIS nástrojů dostupných v Evropě s ohledem na to, že cílovým klientem je IT firma se 100 zaměstnanci pracujícími na dálku v asynchronním režimu. Zvýrazni jejich výhody, nevýhody a ceny. Seřaď je podle počtu pozitivních zákaznických recenzí online.“
Získáte tak obecnou představu o tom, co od HRIS očekávat a jak nastavit rozpočet, který pak můžete předložit svému CEO nebo CFO. U většiny HRIS systémů se cena odvíjí od počtu uživatelů, takže na to myslete, pokud plánujete v blízké budoucnosti firmu výrazně rozšiřovat.
Další užitečnou věcí je zeptat se kolegů z oboru na jejich tipy. Možná zmíní nástroj, který už máte v seznamu, a vy ho buď posunete výš, nebo rovnou vyřadíte, protože nebude splňovat vaše potřeby.
2. krok: Slaďte očekávání s vedoucími týmů
Nyní je čas přizvat ke stolu další zainteresované strany. Tím myslím vedoucí týmů a další manažery, kteří mohou mít vlastní představy a výhrady k nástrojům, které už používáte.
Zeptejte se jich, jakou agendu řeší ručně bokem a jaké funkce by jim usnadnily život. Jednou z nejdůležitějších částí HR agendy je například správa dovolených. V našem případě, jako softwarová agentura s lidmi na různých klientských projektech, jsme nepotřebovali jen modul pro sledování volna, ale také flexibilitu při určování schvalovatelů žádostí.
Shromážděte nápady na jednom místě online, například ve sdíleném dokumentu v Notion. Umožní to snadnou diskuzi a rychle uvidíte, jak se z tohoto společného seznamu přání začíná rýsovat podoba vašeho ideálního HRIS.
3. krok: Vytvořte srovnávací tabulku funkcí HRIS
Opět nemusíte zírat na prázdnou stránku – požádejte svou oblíbenou AI, aby vás inspirovala seznamem užitečných funkcí HRIS specifických pro váš obor, nebo prostě použijte tento.
Podívejme se na to. Nabízí váš potenciální HRIS…
- Náborový modul pro podporu přijímání zaměstnanců? Dokáže sbírat přihlášky z webu, analyzovat životopisy a umožnit označování manažerů na kartách kandidátů?
- Snadnou správu celého životního cyklu zaměstnance, od onboardingu a plánování kariéry až po offboarding a výstupní pohovory?
- Zpracování mezd včetně možnosti měsíčních úprav? Mohou si zaměstnanci stahovat výplatní pásky a daňové dokumenty?
- Sledování odpracované doby a alokaci na projekty? Mohou si zaměstnanci žádat o volno a rušit naplánované dovolené či nemocenskou? Zohledňuje systém zahraniční státní svátky?
- Uživatelsky přívětivé rozhraní? Mohou si lidé snadno aktualizovat osobní údaje a přistupovat k firemním směrnicím a zdrojům?
- Online teambuildingové aktivity a mechanismy pro zpětnou vazbu?
- Integraci s nástroji pro spolupráci – Slack, Microsoft Teams, Google Workspace nebo nástroji pro řízení projektů jako Trello, Asana či ClickUp?
- A v neposlední řadě – bezpečný vzdálený přístup a vícefaktorové ověřování (MFA)?
Samozřejmě nemusíte nutně zaškrtnout všechna políčka. Možná už máte jiné nástroje pro personalistiku – mzdový a účetní software nebo systém pro sledování uchazečů (ATS). V takovém případě můžete hledat lehčí a levnější HRIS, nebo zvážit přesun této agendy na novou platformu, pokud nabízí užitečné funkce.
4. krok: Domluvte si dema a zkušební verze
Jakmile máte užší výběr vhodných HRIS systémů, zjistěte, zda nabízejí demo hovory a zkušební období. Vezměte si svůj seznam požadavků a během hovoru se obchodních zástupců na všechno doptávejte.
Tento krok zabere nejvíce času, ale věřte mi, stojí to za to. Nezapomeňte průběžně aktualizovat poznámky ve sdíleném dokumentu, aby byli všichni na stejné vlně.
Po hovorech zúžte výběr na 2–3 nástroje, které vám vyhovují. Požádejte o zkušební dobu alespoň 2–4 týdny, abyste si mohli vyzkoušet klíčové funkce v praxi, jako je například modul pro správu dovolených. Pozvěte pár kolegů, ať si systém vyzkouší a dají vám upřímnou zpětnou vazbu. Zaměřte se na lokalizaci, přehlednost a integraci se Slackem. Tip: nejlepší testeři jsou ti největší puntičkáři. 🙂
5. krok: Spusťte předplatné
Jakmile máte vítěze, gratuluji! Začněte měsíčním předplatným. Pokud budete po třech měsících stále spokojeni, můžete přejít na roční platby, které obvykle vyjdou levněji. Nebojte se říct si o slevu, rozumní obchodníci vám rádi vyjdou vstříc. Nyní už jste platící zákazník a jejich úkolem je zajistit vaši spokojenost.
A úspěšný start je na světě. Další část je ještě zábavnější – představení nového HRIS kolegům. I tam se toho může hodně pokazit. Sledujte mé další poznámky, kde se na to zaměřím.
