Un buon sistema informativo HR è il fulcro che ti aiuta a gestire le attività del personale da un unico posto; sceglierlo bene può farti risparmiare innumerevoli ore di lavoro. Tuttavia, poiché l'onboarding dell'intero team su una nuova piattaforma richiede molta energia, come responsabile People Ops vorrai probabilmente affrontare questa transizione una sola volta. Avendolo fatto quattro volte finora (in aziende diverse), ho deciso di creare una lista di consigli pratici per aiutarti a fare centro al primo colpo.
Passaggio 1: Esplora le opzioni
Per prima cosa, immergiti in una fase di ricerca iniziale. Se la sola parola "ricerca" ti mette ansia, non preoccuparti: semplificati la vita e prova a chiedere a ChatGPT o a un altro generatore AI qualcosa del genere:
“Dammi una panoramica di 10 strumenti HRIS disponibili in Europa, considerando che il target è un'azienda IT di 100 persone che lavora da remoto in modalità asincrona. Evidenzia pro, contro e prezzi. Ordinali in base alle recensioni online più positive.”
Questo ti darà un'idea generale di cosa cercare in un HRIS e come definire il budget da presentare a CEO o CFO. Scoprirai che, per la maggior parte degli HRIS, il prezzo dipende dal numero di utenti: tienilo a mente se prevedi una crescita rapida della tua azienda nel prossimo futuro.
Il passo successivo è chiedere consiglio ai tuoi contatti HR. Potrebbero suggerirti uno strumento già presente nella tua lista, aiutandoti a dargli priorità o a scartarlo perché non adatto alle tue esigenze.
Passaggio 2: Allinea le aspettative con i team lead
Ora è il momento di coinvolgere gli altri stakeholder. Con questo intendo i team lead e i manager che potrebbero avere idee proprie o preferenze specifiche sugli strumenti già in uso.
Chiedi loro quali attività gestiscono ancora manualmente e quali funzionalità semplificherebbero il loro lavoro. Ad esempio, una parte cruciale dell'agenda HR è la gestione di ferie e permessi. Nel nostro caso, essendo un'agenzia software con persone su vari progetti, non ci serviva solo un modulo per le assenze, ma anche la flessibilità di assegnare diversi approvatori per ogni richiesta.
Raccogli le idee in un unico spazio online, come un documento Notion condiviso. Questo faciliterà il confronto e vedrai come, grazie a questa lista collaborativa, il profilo del tuo HRIS ideale inizierà a delinearsi rapidamente.
Passaggio 3: Crea una tabella comparativa delle funzionalità HRIS
Anche in questo caso, non partire da zero: chiedi alla tua AI di fiducia di suggerirti una lista di funzionalità HRIS utili per il tuo settore, oppure usa quella che trovi qui sotto.
Vediamo. Il tuo potenziale HRIS offre…
- Un modulo di recruiting per supportare le assunzioni? Può raccogliere candidature dal sito, analizzare i CV e permetterti di taggare i responsabili delle assunzioni sulle schede dei candidati?
- Una gestione semplice dell'intero ciclo di vita dei dipendenti, dall'onboarding alla pianificazione della carriera, fino all'offboarding e ai colloqui di uscita?
- L'elaborazione delle buste paga, inclusa l'opzione di adeguare la retribuzione mensilmente? I dipendenti possono scaricare cedolini e documenti fiscali?
- Il monitoraggio delle ore lavorate e l'allocazione sui progetti? I dipendenti possono richiedere ferie e annullare ferie o giorni di malattia programmati? Gestisce le festività estere?
- Un'interfaccia intuitiva? Le persone possono aggiornare facilmente i propri dati personali e accedere alle policy e alle risorse aziendali?
- Attività di team building online e meccanismi di feedback per i dipendenti?
- Integrazione con strumenti di collaborazione come Slack, Microsoft Teams, Google Suite o software di project management come Trello, Asana o ClickUp?
- Infine, ma non meno importante: accesso remoto sicuro e autenticazione a più fattori (MFA)?
Naturalmente, non è necessario spuntare tutte queste caselle. Forse hai già altri strumenti in uso, come software per paghe e contributi o un sistema di tracciamento dei candidati (ATS). In tal caso, puoi cercare un HRIS più leggero ed economico, oppure valutare di migrare parte di quelle attività sulla nuova piattaforma, se offre funzionalità interessanti.
Passaggio 4: Richiedi demo e periodi di prova
Una volta selezionati gli HRIS idonei, verifica se offrono demo e periodi di prova. Porta con te la tua lista di controllo e analizza i requisiti durante la chiamata con i commerciali.
Questa fase richiede tempo, ma ne vale la pena, credimi. Non dimenticare di aggiornare le note nel documento condiviso man mano che procedi, così da mantenere tutti allineati.
Dopo le chiamate, restringi la scelta a 2-3 strumenti adatti. Richiedi un periodo di prova di almeno 2-4 settimane per testare le funzionalità chiave, come il modulo per la gestione delle ferie menzionato prima. Invita alcuni colleghi a provare l'HRIS e a condividere le loro impressioni. Chiedi loro di valutare la localizzazione, l'intuitività dell'interfaccia e l'integrazione con Slack. Consiglio: i colleghi più pignoli sono i tester migliori. 🙂
Passaggio 5: Avvia l'abbonamento
Una volta scelto il vincitore, congratulazioni! Inizia con un abbonamento mensile e, se dopo tre mesi sei ancora soddisfatto, passa a quello annuale per ridurre il costo mensile. Non esitare a chiedere uno sconto: i commerciali più ragionevoli cercheranno di venirti incontro. Ora sei un cliente pagante ed è loro compito assicurarsi che tu sia soddisfatto.
Il primo passo verso il successo è fatto. La fase successiva è ancora più interessante: presentare il nuovo HRIS ai colleghi. Anche qui le cose possono complicarsi, quindi resta sintonizzato per i miei prossimi consigli.
