Un bon système d'information RH est le pivot central qui vous aide à orchestrer la gestion de vos employés depuis un seul endroit. Bien le choisir peut vous faire gagner un temps précieux. Mais comme l'intégration de toute votre équipe sur une nouvelle plateforme demande beaucoup d'énergie, en tant que responsable People Ops, vous voulez probablement éviter de faire subir cette transition plusieurs fois. Je l'ai fait quatre fois à ce jour (dans différentes entreprises), alors j'ai décidé de dresser une liste de conseils pratiques pour réussir dès le premier essai.
Étape 1 : Étudiez le marché
Commencez par effectuer quelques recherches. Si le simple mot « recherche » vous donne des sueurs froides, pas de panique : facilitez-vous la tâche en sollicitant ChatGPT ou un autre générateur d'IA comme ceci :
« Donne-moi un aperçu de 10 outils SIRH disponibles en Europe, en tenant compte du fait que la cible est une entreprise informatique de 100 personnes travaillant à distance en mode asynchrone. Souligne leurs avantages, inconvénients et tarifs. Classe-les selon les avis clients les plus positifs en ligne. »
Cela vous donnera une idée générale de ce que vous devez rechercher dans un SIRH et de la manière de définir votre budget, que vous pourrez ensuite présenter à votre PDG ou directeur financier. Vous constaterez que pour la plupart des SIRH, la tarification dépend du nombre d'utilisateurs ; gardez cela à l'esprit si vous prévoyez de faire croître votre entreprise rapidement.
L'étape suivante consiste à demander conseil à vos pairs RH. Ils pourraient mentionner un outil déjà présent sur votre liste, vous amenant à le privilégier ou, au contraire, à l'écarter car il ne répondra pas à vos besoins.
Étape 2 : Alignez les attentes avec les responsables d'équipe
Il est maintenant temps d'inviter les autres parties prenantes à la table. Par parties prenantes, j'entends les responsables d'équipe et les managers qui peuvent avoir leurs propres idées et exigences concernant les outils déjà utilisés.
Demandez-leur quelles tâches ils gèrent manuellement et quelles fonctionnalités leur faciliteraient la vie. Par exemple, l'un des aspects les plus importants de la gestion RH est le suivi des congés. Dans notre cas, en tant qu'agence logicielle avec des collaborateurs sur divers projets clients, nous avions besoin non seulement d'un module de suivi des absences, mais aussi de la flexibilité nécessaire pour désigner différentes personnes pour approuver les demandes.
Centralisez les idées de chacun en ligne, par exemple dans un document Notion partagé. Cela facilitera les échanges et vous verrez rapidement se dessiner les contours de votre nouveau SIRH idéal à partir de cette liste de souhaits collaborative.
Étape 3 : Créez un tableau comparatif des fonctionnalités SIRH
Encore une fois, inutile de partir d'une page blanche : demandez à votre IA de vous inspirer avec une liste de fonctionnalités SIRH utiles et spécifiques à votre secteur, ou utilisez simplement celle-ci.
Voyons voir. Votre futur SIRH propose-t-il…
- Un module de recrutement pour soutenir vos embauches ? Peut-il collecter les candidatures depuis votre site, analyser les CV et vous permettre de taguer les recruteurs sur les fiches candidats ?
- Une gestion simplifiée du cycle de vie des employés, de l'intégration au départ, en passant par la planification de carrière et les entretiens de sortie ?
- Le traitement de la paie, avec la possibilité d'ajuster les salaires mensuellement ? Les employés peuvent-ils télécharger leurs fiches de paie et documents fiscaux ?
- Le suivi du temps de travail et l'affectation aux projets ? Les employés peuvent-ils demander des congés et annuler des jours fériés ou de maladie prévus ? Le système prend-il en compte les jours fériés étrangers ?
- Une interface conviviale ? Les collaborateurs peuvent-ils facilement mettre à jour leurs informations personnelles et accéder aux politiques et ressources de l'entreprise ?
- Des activités de team-building en ligne et des mécanismes de feedback pour les employés ?
- Une intégration avec des outils collaboratifs comme Slack, Microsoft Teams, la suite Google ou des outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou ClickUp ?
- Enfin, et surtout, un accès distant sécurisé avec authentification multifacteur (MFA) ?
Bien sûr, vous n'avez peut-être pas besoin de cocher toutes ces cases. Si vous utilisez déjà d'autres outils RH (logiciel de paie, comptabilité ou système de suivi des candidats), vous pouvez opter pour un SIRH plus léger et moins coûteux, ou envisager de migrer ces fonctions vers la nouvelle plateforme si elle propose des fonctionnalités intéressantes.
Étape 4 : Demandez des démos et des périodes d'essai
Une fois votre présélection de SIRH établie, vérifiez s'ils proposent des démos et des périodes d'essai. Munissez-vous de votre liste de critères et passez-les en revue avec les commerciaux lors de l'appel.
Cette étape est la plus chronophage, mais elle est indispensable. N'oubliez pas de mettre à jour vos notes dans le document partagé au fur et à mesure pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Après les appels, réduisez votre sélection à 2 ou 3 outils pertinents. Demandez une période d'essai de 2 à 4 semaines pour tester les fonctionnalités clés, comme le module de gestion des congés. Invitez quelques collègues à tester le SIRH et à partager leurs retours. Demandez-leur de vérifier la qualité de la localisation, la facilité de navigation et l'efficacité de l'intégration Slack. Conseil d'expert : les collègues les plus exigeants font les meilleurs testeurs. 🙂
Étape 5 : Lancez votre abonnement
Félicitations pour votre choix ! Commencez par un abonnement mensuel. Si vous êtes toujours satisfait après trois mois, passez à un paiement annuel pour réduire le coût mensuel. N'hésitez pas à négocier une remise ; un bon commercial fera un effort. Vous êtes client, et votre satisfaction est leur priorité.
Vous voilà bien partis. La suite est encore plus intéressante : présenter votre nouveau SIRH à vos collègues. Beaucoup de choses peuvent mal tourner à ce stade. Restez à l'écoute pour mes conseils à ce sujet.
