Un bon système d'information RH est comme un hub central qui vous aide à orchestrer l'agenda de vos employés à partir d'un seul endroit, et choisir le bon système peut vous faire économiser d'innombrables heures de travail. Mais comme l'intégration de l'ensemble de votre équipe sur une nouvelle plateforme demande beaucoup d'énergie, en tant que responsable des opérations de gestion des ressources humaines, vous ne voudrez probablement faire subir la transition à vos collègues qu'une seule fois. Je l'ai fait quatre fois à ce jour (dans différentes entreprises, devrais-je dire), alors j'ai décidé de faire un liste de conseils pratiques vous pouvez apprendre à réussir dès le premier essai.

Étape #1 : Découvrez ce qu'il y a

Vous devez d'abord vous plonger dans quelques recherches initiales. Si le simple fait de lire le mot « recherche » vous donne la chair de poule, je suis là, n'hésitez pas à y aller doucement et à essayer invite ChatGPT ou un autre générateur d'IA comme celui-ci :

« Donnez-moi un aperçu de 10 outils SIRH disponibles en Europe, en tenant compte du fait que le client cible est une société informatique de 100 personnes travaillant à distance, en mode asynchrone. Soulignez leurs avantages, leurs inconvénients et leurs prix. Commandez-les auprès de celui qui a les avis clients les plus positifs en ligne. »

Cela vous donnera une idée générale de ce que vous devez rechercher dans un SIRH et de la manière de définir votre budget, que vous pourrez ensuite transmettre à votre PDG ou directeur financier. Vous constaterez que pour la plupart des SIRH, la tarification dépend du nombre d'utilisateurs, alors gardez cela à l'esprit si vous envisagez de développer considérablement votre entreprise dans un avenir proche.

La prochaine chose pratique à faire est de demandez à vos amis des ressources humaines pour obtenir des conseils. Ils peuvent mentionner un outil qui figure déjà sur votre liste et vous obliger à le déplacer plus haut ou à le supprimer complètement parce qu'il ne fera pas ce dont vous avez besoin.

Étape #2 : Harmoniser les attentes avec les chefs d'équipe

Il est maintenant temps d'inviter d'autres parties prenantes à la table. Et par parties prenantes, j'entends les chefs d'équipe et les autres managers qui peuvent avoir leurs propres idées et critiques à propos des outils déjà utilisés.

Vous pourriez leur demander quel agenda ils gèrent manuellement sur le côté et quelles fonctionnalités leur faciliteraient la vie. Par exemple, l'une des parties les plus importantes de tout agenda RH est la gestion des congés et des vacances des employés. Notre contexte spécifique est que nous sommes une agence de logiciels avec des personnes travaillant sur divers projets clients. Nous n'avions donc pas seulement besoin d'un module permettant de suivre les congés des personnes, mais également de nous donner la flexibilité de désigner différentes personnes pour approuver les demandes.

Collectez les idées des gens en un seul endroit en ligne, par exemple dans un document Notion partagé. Cela vous permettra de faire des allers-retours faciles et vous verrez à quelle vitesse la forme de votre nouveau SIRH idéal commencera à émerger de cette liste de souhaits collaborative.

Étape #3 : Réaliser un tableau comparatif des fonctionnalités du SIRH

Encore une fois, vous pouvez éviter de regarder une page blanche : demandez à votre fidèle IA de vous inspirer avec une liste de fonctionnalités SIRH utiles spécifiques au domaine de votre entreprise, ou optez simplement pour celle-ci ici.

Allons voir. Votre futur SIRH propose-t-il...

1. Un module de recrutement pour faciliter votre recrutement ? Peut-il collecter les candidatures sur votre site Web, analyser les CV et vous permettre d'identifier les responsables du recrutement sur les cartes de candidats ?
2. Une gestion facile de l'ensemble du cycle de vie des employés, de l'intégration et de la planification de carrière aux entretiens de départ et de départ ?
3. Traitement de la paie, y compris la possibilité d'ajuster le salaire sur une base mensuelle ? Les employés peuvent-ils télécharger les bulletins de paie et les documents fiscaux ?
4. Suivi du temps travaillé et allocation des projets ? Les employés peuvent-ils demander un congé et annuler les jours fériés et les jours de maladie prévus ? Cela prend-il en compte les jours fériés à l'étranger ?
5. Une interface conviviale ? Les utilisateurs peuvent-ils facilement mettre à jour leurs informations personnelles et accéder aux politiques et ressources de l'entreprise ?
6. Des activités de team building en ligne et des mécanismes de feedback des employés ?
7. Intégration à des outils de collaboration tels que Slack, Microsoft Teams, la suite Google ou des outils de gestion de projet tels que Trello, Asana ou ClickUp ?
8. Dernier point mais non le moindre : accès à distance sécurisé, authentification multifacteur (MFA) ?

Bien entendu, il se peut que vous ne cherchiez pas à cocher toutes ces cases. Vous avez peut-être déjà mis en place d'autres outils de gestion du personnel : un logiciel de paie et de comptabilité ou un système de suivi des candidats (ATS). Dans ce cas, vous pouvez soit rechercher un SIRH plus léger mais également moins cher, soit envisager de déplacer cette partie de votre agenda vers la nouvelle plateforme, si elle offre des fonctionnalités pratiques.

Étape #4 : Obtenez des démos et des périodes d'essai

Une fois que vous avez présélectionné tous les SIRH éligibles, voyez s'ils proposent appels de démonstration et périodes d'essai. Emportez votre liste de contrôle avec vous et passez en revue vos exigences lors de l'appel avec les vendeurs.

Cette étape prend le plus de temps, mais elle en vaut la peine, croyez-moi. N'oubliez pas de mettre à jour vos notes dans le document partagé au fur et à mesure, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Après les appels, limitez votre sélection à 2 ou 3 outils qui vous conviennent. Demandez une période d'essai d'au moins 2 à 4 semaines pour être en mesure de voir les fonctionnalités importantes en action, comme le module de gestion des congés que j'ai mentionné plus tôt. Invitez quelques collègues à essayer d'utiliser le SIRH et racontez leur expérience utilisateur honnête. Demandez-leur de se concentrer sur la qualité de la localisation, s'ils ont eu des difficultés à trouver quelque chose et si son intégration à Slack répond à leurs attentes. Conseil de pro, les collègues pointilleux sont les meilleurs testeurs. 🙂

Étape #5 : Lancez votre abonnement

Une fois que vous aurez choisi le gagnant, félicitations ! Commencez par un abonnement mensuel, et si vous êtes toujours satisfait du SIRH trois mois plus tard, vous pouvez passer à des paiements annuels, ce qui signifie généralement un prix mensuel inférieur. N'hésitez pas à demander une réduction, des représentants commerciaux raisonnables essaieront certainement de vous rencontrer à mi-chemin. À ce stade, vous êtes déjà un client payant et c'est à lui de vous rendre heureux.

Et vous avez pris un bon départ. La prochaine étape est encore plus amusante : présenter votre nouveau SIRH à vos collègues. Beaucoup de choses peuvent mal tourner là-bas aussi. Restez à l'affût de mes notes à ce sujet.