Lorsque nous avons entamé notre transition vers le travail asynchrone, nous avons trouvé de nombreux articles, vidéos et webinaires très utiles. Nous avons décidé de rendre la pareille à la communauté en publiant notre propre page Notion, où nous décrivons notre modèle en détail et la façon dont nous l'ajustons en permanence. Nous espérons que cela vous inspirera dans vos propres efforts pour transformer votre façon de travailler.
La collaboration asynchrone se déroule à des moments différents. Les collaborateurs travaillent sur des projets, mais pas simultanément. Chacun gère son emploi du temps selon ses propres horaires. Il est toujours possible de se rendre au bureau et de se voir en personne, mais les réunions ne sont généralement pas fixées à une heure précise.
La collaboration à distance, quant à elle, se déroule dans des lieux différents. Elle peut être synchrone ou asynchrone, mais jamais en face à face.
Le travail asynchrone est un excellent outil pour les personnes situées dans des fuseaux horaires différents. Pensez aux efforts nécessaires pour trouver un créneau qui convienne à tout le monde pour un appel. Réunir tout le monde en même temps est un vrai casse-tête : certains doivent se lever très tôt, tandis que d'autres peinent à rester éveillés. Avec le travail asynchrone, l'heure n'a plus d'importance.
Pour que la collaboration asynchrone fonctionne, la communication au sein de votre équipe doit être transparente.
Cela signifie que la plupart du temps, tout le monde communique publiquement plutôt qu'en privé. Ainsi, chacun reste informé de ce qui se passe. La lecture des canaux publics sur Slack est un exemple concret de cette transparence au travail.
Avant tout, vous devrez convenir explicitement de quelques règles d'or que tout le monde s'engage à respecter.
Certes, cela demande un certain engagement pour agir de manière responsable. Comme accepter de répondre à un collègue avec un travail de qualité dans un délai imparti, au lieu d'attendre que la demande se résolve d'elle-même.
En revanche, les bénéfices en valent la peine. La communication asynchrone a prouvé qu'elle renforce considérablement la capacité des collaborateurs à s'exprimer, à identifier les problèmes et à les communiquer de manière exhaustive.
- Assurez-vous que votre message contient toutes les informations nécessaires. Essayez d'anticiper les questions de vos collègues et d'y répondre immédiatement.
🪄 Votre message est trop long ou complexe ? Changez de format : faites une vidéo avec Loom pour montrer votre écran. Ou enregistrez un message vocal en précisant le sujet principal pour qu'il soit facile à retrouver plus tard.
- Si vous publiez dans un groupe ou un canal, utilisez l'anglais. Le tchèque n'est autorisé que dans les conversations privées entre deux personnes tchèques.
- Utilisez la programmation de messages pour les envoyer plus tard. Si vous envoyez un message privé à quelqu'un qui est indisponible (nuit, vacances, etc.), programmez-le pour un moment où vous savez qu'il sera disponible. Cela fluidifie énormément la communication. De même, si vous avez une idée peu urgente mais que vous souhaitez la partager plus tard, programmez simplement le message.
- N'attendez pas une réponse immédiate. Chacun a son propre rythme. Vous obtiendrez une réponse sous 3 à 4 heures.
🪄 Si vous avez besoin d'une réponse urgente, appelez la personne. Réfléchissez toutefois au caractère urgent de votre demande : est-il possible d'éviter une telle pression à l'avenir en planifiant mieux ?
- Utilisez des émojis, c'est rapide et efficace.
🪄 Nous avons convenu de la signification précise de certains émojis pour les utiliser au quotidien, généralement pour confirmer une information ou accuser réception.
Slack propose des canaux pour tous types de sujets et d'usages quotidiens, utilisez-les autant que possible.
Les e-mails sont réservés à la communication externe.
Si vous devez aborder un sujet plus important en temps réel, ajoutez-le à l'ordre du jour d'une réunion régulière.
Il arrive que l'organisateur d'une réunion estime qu'un compte-rendu écrit ou une mise à jour suffit ; il annule alors la réunion, ce qui permet à chacun de gagner du temps.
Les réunions sont également enregistrées afin que vous puissiez les visionner plus tard ou vous rafraîchir la mémoire.
En ce qui concerne les réunions régulières, nous essayons de les limiter au strict minimum. Cela signifie que nous révisons en permanence leur durée, la liste des participants et leur pertinence. Ainsi, certaines réunions deviennent inutiles ou sont fusionnées.
Vous pourriez penser que l'objectif du mode asynchrone est de réduire au minimum les contacts entre les personnes. En réalité, c'est tout le contraire. Mais il ne s'agit pas non plus de privilégier la quantité sur la qualité. La communication asynchrone reconnaît que plus n'est pas toujours mieux. L'objectif est de communiquer plus efficacement que vous ne le feriez normalement au bureau.
Jetez un œil à cette directive Notion:
Digismoothie est un groupe de personnes partageant les mêmes idées et un ensemble de valeurs. L'une de ces valeurs est d'éviter le micro-management, un style de gestion courant dans les grandes entreprises et les environnements corporatifs.
Cela dit, pour qu'une gouvernance basée sur la confiance fonctionne, il faut mettre l'accent sur la responsabilité individuelle et privilégier l'initiative plutôt que d'attendre des instructions précises. Chaque membre de l'organisation est responsable de l'organisation de son flux de travail quotidien pour être efficace, où qu'il se trouve.
La culture d'entreprise est, et sera toujours, liée à la personnalité de ses dirigeants et de ses fondateurs. Elle s'exprimera au-delà des valeurs officiellement établies par l'entreprise.
Chez Digismoothie, bien que nous travaillions en mode asynchrone au quotidien, nous nous réunissons une fois par mois pour prendre un verre et organisons des séminaires deux fois par an pour découvrir des lieux d'intérêt en République tchèque.
Les valeurs se vivent au quotidien. Nous avons un canal Slack dédié pour chaque valeur de l'entreprise, où chacun est encouragé à partager des mises à jour reflétant son quotidien. Un bon exemple est le canal #freedom, où nous partageons des ressources sur nos différents métiers ou des photos de voyage.
Dès qu'il s'agit d'ajuster un processus ou d'adopter un nouvel outil, nous finissons inévitablement par nous demander : comment faire cela en asynchrone ?
Lorsque vous introduisez un changement au sein d'une équipe travaillant en mode asynchrone, la simplicité est de mise. Le nouveau processus doit être expliqué étape par étape. Utilisez des phrases courtes, des captures d'écran, des vidéos, des GIFs dans Notion, tout ce qui peut aider à comprendre l'essentiel dès la première lecture. Veillez également à ce que les instructions soient faciles à retrouver plus tard.
Chez Digismoothie, nous avons combiné le meilleur des deux mondes – le télétravail et l'asynchrone – en un seul. Certes, il est possible que vous ne rencontriez jamais certains de vos collègues en personne. De plus, le bureau ne bourdonne pas des bruits de la vie quotidienne, et il est parfois agréable de prendre un café avec quelqu'un.
Mais ! Nous savons tous que s'asseoir à côté de quelqu'un au bureau chaque jour ne garantit pas nécessairement une bonne relation. Comme beaucoup d'entre nous vous le diront, nous trouvons le canal #random sur Slack bien plus vivant. De plus, il est facile pour chacun d'y contribuer quand cela lui convient. On pourrait croire qu'un tel environnement est réservé aux introvertis, mais nous nous rencontrons tout de même. Ce n'est donc pas l'isolement total !
Notre communication asynchrone n'est pas parfaite et comporte encore des lacunes. Mais il est crucial de les reconnaître et d'y remédier. Nous avons fait d'énormes progrès depuis le lancement de ce modèle de travail et nous continuons d'apprendre.
L'un des grands avantages de combiner télétravail et approche asynchrone est la possibilité de décider ce qui convient le mieux à votre rythme. Votre patron ne planifiera pas trois réunions par jour où vous devrez vous justifier devant tout le monde. Fini le travail de 9h à 17h ou la culpabilité d'aller courir le matin. Et pas de stress si vous n'êtes pas du matin et que votre cerveau ne fonctionne qu'à partir de 11h... ou plus tard !
Le travail asynchrone est particulièrement utile si vous voyagez tout en travaillant, ou si vous avez simplement besoin de consacrer plus de temps à votre famille.
Après tout, chaque approche repose sur un accord entre les personnes. N'oubliez pas : le mode asynchrone doit travailler pour nous, et non contre nous.
Si vous avez de l'expérience ou des conseils à partager sur le travail asynchrone, nous serions ravis de lire vos commentaires !
