非同期ワークへの移行を始めた際、私たちは多くの記事や動画、ウェビナーを参考にし、大きな助けとなりました。そこで、コミュニティへの恩返しとして、私たちのNotionページを公開することにしました。そこでは、モデルの全容や、私たちがどのように改善を繰り返しているかを詳しく説明しています。皆さんの会社での働き方改革のヒントになれば幸いです。
非同期コラボレーションとは、異なるタイミングで行う仕事のことです。メンバーは同じプロジェクトに取り組みますが、作業時間はそれぞれ異なります。個人のスケジュールに合わせて各自が作業を行います。同じオフィスに出社して顔を合わせることはあっても、特定の時間に会議を設定することは基本的にありません。
一方、リモートコラボレーションは、異なる場所で行う仕事のことです。同期・非同期の両方が含まれますが、対面で行われることはありません。
非同期ワークは、異なるタイムゾーンに拠点を置くチームにとって非常に有効なツールです。全員の都合を合わせて通話時間を調整する苦労を思い出してみてください。全員の時間を合わせるのは大変な作業です。早朝に起きなければならない人もいれば、眠気と戦う人もいます。しかし、非同期で働けば、時間帯は関係ありません。
非同期コラボレーションを成功させるには、チームのコミュニケーションが透明である必要があります。
つまり、ほとんどのコミュニケーションはプライベートではなく公開の場で行うということです。そうすることで、全員が状況を把握できます。Slackのパブリックチャンネルでやり取りを読むことは、この透明性を実践する一例です。
まず何よりも、全員が守るべき「黄金律」を明確に合意しておく必要があります。
確かに、責任ある行動をとるには一定のコミットメントが必要です。例えば、リクエストが自然に解決するのを待つのではなく、期限内に質の高い成果物で同僚に返答するといった姿勢が求められます。
その一方で、得られるメリットは非常に大きいです。非同期コミュニケーションは、自己表現力を高め、問題を特定し、それを包括的に伝える能力を大幅に向上させることが証明されています。
- メッセージには必要な情報をすべて含めるようにしましょう。同僚が抱く疑問を予測し、あらかじめ回答しておくのがコツです。
🪄 メッセージが長すぎたり複雑すぎたりしませんか？そんな時は別の方法を試しましょう。Loomで画面を録画して動画を送るか、音声メッセージを録音して、後から検索しやすいようにトピック名を付けておきましょう。
- グループチャットやチャンネルへの投稿は英語で行ってください。チェコ語はチェコ人同士の個人的な会話でのみ使用可能です。
- メッセージの送信予約機能を活用しましょう。相手がオフライン（夜間や休暇中など）の時にプライベートメッセージを送る場合は、相手が対応できる時間帯に届くよう予約送信します。これは、双方にとって円滑なコミュニケーションを維持するために非常に役立ちます。また、重要ではないけれど伝えておきたいことがある場合も、予約送信を活用しましょう。
- 数秒での返信を期待してはいけません。誰にでも独自のスケジュールと仕事のスタイルがあります。返信は3〜4時間後を目安に待ちましょう。
🪄 どうしてもすぐに返信が必要な場合は、本人に電話をかけましょう。同時に、そのリクエストが本当に緊急なのか、事前に計画を立てることで緊急事態を回避できなかったか、一度考えてみることも大切です。
- 絵文字を活用しましょう。素早く効率的に意思疎通ができます。
🪄 私たちは、日常的な状況でスムーズにやり取りできるよう、特定の絵文字の意味をあらかじめ決めています。主に確認や承諾を示すために使用しています。
Slackには日常的なトピックや目的ごとにチャンネルが用意されています。これらを最大限に活用しましょう。
メールは社外とのコミュニケーション専用です。
より重要なトピックについてリアルタイムで議論する必要がある場合は、定例会議のアジェンダに追加してください。
会議の主催者が、書面による要約や進捗報告で十分だと判断し、会議を中止して全員の時間を節約することもあります。
会議は録画されるため、後から見返したり、記憶を呼び起こしたりすることができます。
定例会議については、最小限に抑えるよう努めています。つまり、会議の所要時間、参加者、妥当性を継続的に見直しています。その結果、不要になったり、統合されたりする会議もあります。
非同期モードの目的は、人との接触を最小限に抑えることだと思われがちですが、実際はその逆です。かといって、量より質というわけでもありません。非同期コミュニケーションは、多ければ良いというものではないことを理解しています。その目的は、オフィスにいるときよりも効率的にコミュニケーションをとることです。
こちらのNotionガイドラインをご覧ください：
Digismoothieは、共通の価値観を持つ志を同じくする人々の集まりです。その価値観の一つが、マイクロマネジメントからの脱却です。これは、大企業や組織環境で蔓延している管理スタイルです。
とはいえ、このような信頼に基づくガバナンスを機能させるには、個人の責任を重視し、指示を待つのではなく自ら率先して行動することが求められます。組織の全員が、どこにいても成果を出せるよう、日々のワークフローを構築する責任を負っています。
企業文化は、常にそのリーダーや創業者の人柄と結びついています。それは、会社が掲げる価値観を体現し、それを超える存在となるでしょう。
Digismoothieでは、日々非同期で働いていますが、月に一度は集まってビールを飲み、年に二回はオフサイトミーティングを開催してチェコ共和国の興味深い場所を探索しています。
価値観は日々の積み重ねです。私たちは各価値観専用のSlackチャンネルを設けており、メンバーは自分の生活の中で起こっていることを反映した関連アップデートを投稿するよう推奨されています。良い例として#freedomチャンネルがあり、そこでは仕事に関する資料や旅行の写真などを共有しています。
プロセスを微調整したり、新しいツールを導入したりする際には、必ず「これをどうやって非同期で行うか？」という問いに行き着きます。
非同期モードで働くチームに変化を導入する際は、シンプルに保つことが不可欠です。新しいプロセスはステップバイステップで説明する必要があります。短い文章、スクリーンショット、動画、NotionのGIFなど、初めて読んだときに要点を理解できるものなら何でも使いましょう。また、後で指示を簡単に見つけられるようにしておくことも大切です。
Digismoothieでは、リモートと非同期という両方の利点を一つに組み合わせています。 確かに、同僚の一部とは直接会うことがないかもしれません。また、オフィスが日常の喧騒に包まれることもなく、たまには誰かとコーヒーを飲みに行くのも良いものです。
しかし、オフィスで毎日隣に座っているからといって、その人と良い関係を築けるとは限らないことは誰もが知っています。多くのメンバーが言うように、Slackの#randomチャンネルの方がはるかに活気があります。さらに、都合の良いときにいつでも参加できます。このような場所は内向的な人のためだけだと思われるかもしれませんが、決して会わないわけではありません。ですから、完全に孤立しているわけでもないのです！
私たちの非同期コミュニケーションにはまだ課題があり、完璧ではありません。しかし、それを認識し、対処することが重要です。私たちはこの働き方を導入した日から大きな進歩を遂げてきましたが、今もなお学び続けています。
ビジネスにリモートと非同期のアプローチを組み合わせる大きな利点は、自分に最適な体制を自分で決められることです。上司が1日に3回も会議を予定し、全員の前で立たされるようなことはありません。9時から5時まで働く必要も、朝のランニングに行くことに罪悪感を感じる必要もありません。早起きが苦手で、脳が11時以降（あるいはそれ以降！）にしか働かないとしても、気にする必要はないのです。
非同期ワークは、世界中を旅しながら働きたい場合や、家族と過ごす時間を増やしたい場合に特に有効です。
結局のところ、すべてのアプローチは人々の間の合意です。非同期モードを自分たちに不利にではなく、有利に機能させるためのものだということを忘れないでください。
もし非同期ワークの経験やヒントがあれば、ぜひコメントで教えてください！
