Als wir auf asynchrones Arbeiten umstellten, halfen uns zahlreiche Artikel, Videos und Webinare sehr weiter. Nun möchten wir der Community etwas zurückgeben und veröffentlichen unsere eigene Notion-Seite, auf der wir unser gesamtes Modell im Detail beschreiben und zeigen, wie wir es ständig anpassen und verbessern. Wir hoffen, dass dies eine Inspiration für Ihre eigenen Bemühungen ist, die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen zu verändern.
Asynchrone Zusammenarbeit findet zu unterschiedlichen Zeiten statt. Menschen arbeiten gemeinsam an Projekten, nur eben nicht gleichzeitig. Jeder arbeitet in einem anderen Zeitfenster, basierend auf seinem persönlichen Zeitplan. Man kann trotzdem ins Büro kommen und sich persönlich treffen, aber Meetings werden in der Regel nicht für eine feste Uhrzeit angesetzt.
Remote-Zusammenarbeit hingegen findet an unterschiedlichen Orten statt. Sie kann sowohl synchron als auch asynchron erfolgen, aber niemals persönlich von Angesicht zu Angesicht.
Asynchrones Arbeiten ist ein hervorragendes Werkzeug für Teams in verschiedenen Zeitzonen. Denken Sie daran, wie mühsam es ist, einen Termin zu finden, der für alle passt. Alle zur gleichen Zeit zusammenzubringen, kann sehr anstrengend sein – während die einen extrem früh aufstehen müssen, haben andere Schwierigkeiten, wach zu bleiben. Bei asynchroner Arbeit spielt die Tageszeit jedoch keine Rolle.
Damit asynchrone Zusammenarbeit funktioniert, muss die Kommunikation im Team transparent sein.
Das bedeutet, dass die Kommunikation meist öffentlich und nicht privat stattfindet. So bleibt jeder über das Geschehen auf dem Laufenden. Das Mitlesen in öffentlichen Slack-Kanälen ist ein Beispiel für diese gelebte Transparenz.
Zunächst einmal müssen Sie sich explizit auf ein paar goldene Regeln einigen, an die sich jeder halten möchte.
Es erfordert zugegebenermaßen ein gewisses Maß an Engagement, verantwortungsbewusst zu handeln. Zum Beispiel zu akzeptieren, dass ich einem Kollegen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine fundierte Antwort geben muss, anstatt darauf zu warten, dass sich die Anfrage von selbst erledigt.
Andererseits lohnt sich der Aufwand. Asynchrone Kommunikation verbessert nachweislich die Fähigkeit, sich auszudrücken, Probleme zu erkennen und diese umfassend zu kommunizieren.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht alle notwendigen Informationen enthält. Versuchen Sie, Fragen Ihrer Kollegen vorherzusehen und diese direkt zu beantworten.
🪄 Ist die Nachricht zu lang oder zu kompliziert? Versuchen Sie ein anderes Format – erstellen Sie ein Loom-Video und zeigen Sie Ihren Bildschirm. Oder nehmen Sie eine Sprachnachricht auf und versehen Sie diese mit einem aussagekräftigen Titel, damit sie später leicht wiedergefunden werden kann.
- Wenn Sie in einem Gruppenchat oder Kanal posten, verwenden Sie Englisch. Tschechisch ist nur in privaten Gesprächen mit anderen tschechischen Muttersprachlern in Ordnung.
- Nutzen Sie das zeitversetzte Senden von Nachrichten. Wenn Sie eine private Nachricht an jemanden senden, der gerade nicht aktiv ist (Nachtzeit, Urlaub etc.), planen Sie den Versand für einen Zeitpunkt, an dem die Person verfügbar ist. Das trägt enorm zu einer reibungslosen Kommunikation bei. Wenn Sie etwas im Kopf haben, das nicht dringend ist, aber später kommuniziert werden soll, planen Sie die Nachricht einfach ein.
- Erwarten Sie keine Antwort in Sekundenschnelle. Jeder hat einen anderen Zeitplan und Arbeitsstil. Sie erhalten Ihre Antwort in etwa 3–4 Stunden.
🪄 Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, rufen Sie die Person an. Überlegen Sie gleichzeitig, ob die Dringlichkeit Ihrer Anfrage wirklich notwendig ist – lässt sich dies durch bessere Planung in Zukunft vermeiden?
- Verwenden Sie Emojis, sie sind schnell und effizient.
🪄 Wir haben uns auf die genaue Bedeutung bestimmter Emojis geeinigt, um sie im Alltag effektiv zu nutzen, meist um etwas zu bestätigen oder den Erhalt einer Nachricht zu signalisieren.
Slack bietet Kanäle für alle möglichen Alltagsthemen und Zwecke – nutzen Sie diese so oft wie möglich.
E-Mails sind der externen Kommunikation vorbehalten.
Wenn du ein wichtigeres Thema in Echtzeit besprechen musst, setze es auf die Agenda eines regulären Meetings.
Manchmal entscheidet der Meeting-Organisator, dass eine schriftliche Zusammenfassung oder ein Status-Update ausreicht. Dann wird das Meeting abgesagt, um allen Zeit zu sparen.
Meetings werden außerdem aufgezeichnet, damit du sie dir später ansehen oder dein Gedächtnis auffrischen kannst.
Bei regelmäßigen Meetings versuchen wir, diese auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Das bedeutet, dass wir Dauer, Teilnehmerkreis und Notwendigkeit dieser Meetings laufend überprüfen. So werden manche Meetings tatsächlich überflüssig oder zusammengelegt.
Du hast vielleicht den Eindruck, dass das Ziel des asynchronen Modus darin besteht, den Kontakt zwischen den Menschen auf ein Minimum zu reduzieren. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall. Es geht aber auch nicht um Quantität vor Qualität. Asynchrone Kommunikation erkennt an, dass mehr nicht immer besser ist. Das Ziel ist es, effizienter zu kommunizieren, als du es normalerweise im Büro tun würdest.
Wirf einen Blick auf diese Notion-Richtlinie:
Digismoothie ist eine Gruppe Gleichgesinnter, die gemeinsame Werte teilen. Einer dieser Werte ist der Verzicht auf Mikromanagement, ein Führungsstil, der in größeren Firmen und Konzernumgebungen weit verbreitet ist.
Damit diese Art der vertrauensbasierten Führung funktioniert, muss jedoch ein großer Schwerpunkt auf persönlicher Eigenverantwortung liegen und darauf, Initiative zu ergreifen, anstatt genau gesagt zu bekommen, was zu tun ist. Jeder im Unternehmen ist dafür verantwortlich, seinen täglichen Arbeitsablauf so zu gestalten, dass er seine Ergebnisse liefern kann – egal, wo er sich befindet.
Die Unternehmenskultur ist und bleibt untrennbar mit dem Charakter ihrer Führungskräfte und Gründer verbunden. Sie spricht die Werte des Unternehmens an und steht über ihnen.
Bei Digismoothie arbeiten wir zwar täglich asynchron, treffen uns aber trotzdem einmal im Monat auf ein Bier und organisieren zweimal im Jahr Offsites, um interessante Orte in der Tschechischen Republik zu erkunden.
Werte sind eine tägliche Angelegenheit. Wir haben für jeden Unternehmenswert einen eigenen Slack-Kanal, in dem alle dazu ermutigt werden, Updates zu posten, die ihren Alltag widerspiegeln. Ein gutes Beispiel ist der #freedom-Kanal, in dem wir Materialien zu unseren verschiedenen Aufgaben oder Reisefotos teilen.
Wann immer es darum geht, einen Prozess anzupassen oder ein neues Tool einzuführen, stellen wir uns unweigerlich die Frage: Wie machen wir das asynchron?
Wenn du Veränderungen in einem Team einführst, das asynchron arbeitet, ist es wichtig, diese einfach zu halten. Der neue Prozess muss Schritt für Schritt erklärt werden. Verwende kurze Sätze, Screenshots, Videos oder GIFs in Notion – alles, was den Leuten hilft, beim ersten Durchlesen das Wesentliche zu verstehen. Sorge außerdem dafür, dass die Anweisungen später leicht wiederzufinden sind.
Bei Digismoothie haben wir das Beste aus beiden Welten kombiniert – Remote-Arbeit und asynchrone Kommunikation – alles in einem. Zugegeben, vielleicht triffst du manche Kollegen nie persönlich. Außerdem herrscht im Büro kein geschäftiges Treiben, und es ist manchmal schön, mit jemandem einen Kaffee trinken zu gehen.
Aber! Wir alle wissen, dass man nicht automatisch eine gute Beziehung zu jemandem hat, nur weil man jeden Tag im Büro nebeneinandersitzt. Wie viele von uns bestätigen können, ist unser #random-Kanal auf Slack deutlich lebendiger. Außerdem kann sich jeder einbringen, wann es ihm passt. Man könnte meinen, ein solcher Arbeitsplatz sei nur etwas für Introvertierte, aber wir treffen uns durchaus persönlich. Es ist also keine totale Isolation!
Unsere asynchrone Kommunikation hat noch Lücken und ist nicht perfekt. Aber es ist entscheidend, diese zu erkennen und anzugehen. Wir haben seit der Einführung dieses Arbeitsmodells enorme Fortschritte gemacht und lernen immer noch dazu.
Ein riesiger Vorteil, wenn dein Unternehmen eine Kombination aus Remote- und asynchronen Ansätzen nutzt, ist die Möglichkeit zu entscheiden, was am besten zu deinem Rhythmus passt. Dein Chef wird nicht drei Meetings am Tag ansetzen, bei denen du vor allen anderen Rechenschaft ablegen musst. Es gibt kein 9-to-5-Arbeiten mehr und kein schlechtes Gewissen, wenn du morgens eine Runde laufen gehst. Auch kein schlechtes Gewissen, wenn du kein Frühaufsteher bist und dein Gehirn erst um 11 Uhr … oder später auf Touren kommt!
Asynchrones Arbeiten ist besonders nützlich, wenn du um die Welt reist und trotzdem arbeiten möchtest. Oder wenn du einfach mehr Zeit für deine Familie in deinen Tag integrieren musst.
Letztendlich ist jeder Ansatz eine Vereinbarung zwischen Menschen. Denke daran: Es geht darum, den asynchronen Modus für uns arbeiten zu lassen, nicht gegen uns.
Wenn du Erfahrungen oder Tipps zum Thema asynchrones Arbeiten hast, freuen wir uns über deine Kommentare!
