Quando abbiamo iniziato il passaggio al lavoro asincrono, abbiamo trovato molti articoli, video e webinar che ci sono stati di grande aiuto. Ora abbiamo deciso di restituire qualcosa alla community pubblicando la nostra pagina Notion, dove descriviamo l'intero modello nel dettaglio e come lo modifichiamo e miglioriamo costantemente. Speriamo che sia di ispirazione per i tuoi sforzi nel trasformare il modo in cui lavora la tua azienda.
La collaborazione asincrona avviene in momenti diversi. Le persone collaborano ai progetti, ma non contemporaneamente. Ognuno lavora in una fascia oraria diversa in base ai propri impegni personali. Possono comunque venire in ufficio e vedersi di persona, ma solitamente le riunioni non sono fissate per un orario specifico.
La collaborazione da remoto, invece, avviene in luoghi diversi. Può essere sia sincrona che asincrona, ma mai faccia a faccia.
Il lavoro asincrono è uno strumento eccellente per chi si trova in fusi orari diversi. Pensa a quando hai dovuto sincronizzarti in un orario che andasse bene a tutti solo per programmare una chiamata. Riunire tutti contemporaneamente può essere davvero frustrante: mentre alcuni devono svegliarsi prestissimo, altri fanno fatica a restare svegli. Ma quando lavori in modo asincrono, l'orario non conta.
Affinché la collaborazione asincrona funzioni, il modo in cui il team comunica deve essere trasparente.
Ciò significa che, il più delle volte, tutti comunicano pubblicamente e non in privato. In questo modo, tutti restano aggiornati su ciò che accade. Poter leggere i canali pubblici su Slack è un esempio di questa trasparenza al lavoro.
Innanzitutto, è necessario concordare esplicitamente alcune regole d'oro che tutti siano disposti a rispettare.
Certo, richiederà un certo impegno per agire in modo responsabile. Come accettare di dover rispondere a un collega con un output di qualità entro un certo lasso di tempo, invece di aspettare che la richiesta si risolva da sola.
D'altro canto, i vantaggi sono notevoli. La comunicazione asincrona ha dimostrato di migliorare enormemente la capacità delle persone di esprimersi, identificare i problemi e comunicarli in modo esaustivo.
- Assicurati che il tuo messaggio contenga tutte le informazioni necessarie. Cerca di anticipare le domande del tuo collega e rispondi subito.
🪄 Il messaggio è troppo lungo o eccessivamente complicato? Prova un formato diverso: crea un video con Loom e mostra lo schermo. Oppure registra un messaggio vocale e dagli un titolo con l'argomento principale, così sarà facile da ritrovare in seguito.
- Se scrivi in una chat di gruppo o in un canale, usa l'inglese. Il ceco è ammesso solo nelle conversazioni private con un'altra persona di lingua ceca.
- Usa la programmazione dei messaggi per inviarli in un secondo momento. Se stai inviando un messaggio privato a qualcuno che al momento non è attivo (notte, ferie, ecc.), invialo quando sai che sarà disponibile. Questo aiuta enormemente a mantenere la comunicazione fluida da entrambe le parti. Allo stesso modo, se hai in mente qualcosa che non è urgente ma vuoi che venga letto in un altro momento, programma semplicemente il messaggio.
- Non aspettarti una risposta in pochi secondi. Ognuno ha orari e stile di lavoro diversi. Riceverai una risposta nel giro di 3-4 ore.
🪄 Se hai davvero bisogno di una risposta immediata, chiama la persona. Allo stesso tempo, potresti riflettere sull'urgenza della tua richiesta: c'è un modo per evitare che sia così pressante la prossima volta pianificando in anticipo?
- Usa le emoji, sono veloci ed efficienti.
🪄 Abbiamo concordato il significato esatto di specifiche emoji per farle funzionare nelle situazioni quotidiane, solitamente per confermare qualcosa o mostrare di aver preso visione.
Slack ha canali per ogni tipo di argomento e scopo quotidiano, quindi usali il più possibile.
Le email sono riservate alla comunicazione esterna.
Se hai bisogno di discutere un argomento più importante in tempo reale, aggiungilo all'ordine del giorno di una riunione regolare.
A volte chi organizza la riunione può decidere che un riepilogo scritto o un aggiornamento sullo stato dei lavori siano sufficienti, annullando così l'incontro e facendo risparmiare tempo a tutti.
Le riunioni vengono anche registrate, così puoi guardarle in seguito o rinfrescarti la memoria.
Per quanto riguarda le riunioni regolari, cerchiamo di ridurle al minimo indispensabile. Ciò significa che rivediamo costantemente la durata, i partecipanti e l'utilità di questi incontri. Di conseguenza, alcune riunioni diventano superflue o vengono accorpate.
Potresti pensare che l'obiettivo della modalità asincrona sia ridurre al minimo i contatti tra le persone. In realtà, è l'esatto opposto. Ma non si tratta nemmeno di privilegiare la quantità sulla qualità. La comunicazione asincrona riconosce che di più non è sempre meglio. L'obiettivo è comunicare in modo più efficiente di quanto faresti normalmente in ufficio.
Dai un'occhiata a questa linea guida su Notion:
Digismoothie è un gruppo di persone che la pensano allo stesso modo e condividono un insieme di valori. Uno di questi valori è evitare il micro-management, uno stile di gestione diffuso nelle grandi aziende e negli ambienti corporativi.
Detto questo, affinché questo tipo di governance basata sulla fiducia funzioni, è necessario porre una grande enfasi sulla responsabilità personale e preferire l'iniziativa al ricevere ordini precisi su cosa fare. Ognuno in azienda è responsabile di organizzare il proprio flusso di lavoro quotidiano per essere produttivo, ovunque si trovi.
La cultura aziendale è, e sarà sempre, legata al carattere dei suoi leader e fondatori. Essa parlerà ai valori dell'azienda e si porrà al di sopra di essi.
In Digismoothie, anche se lavoriamo in modo asincrono quotidianamente, ci ritroviamo comunque una volta al mese per una birra e organizziamo ritiri due volte l'anno per esplorare luoghi di interesse nella Repubblica Ceca.
I valori sono una cosa quotidiana. Abbiamo un canale Slack dedicato per ogni valore aziendale, dove le persone sono incoraggiate a pubblicare aggiornamenti che riflettono ciò che accade nelle loro vite. Un buon esempio è il canale #freedom, dove condividiamo materiale sui nostri diversi lavori o foto di viaggi.
Ogni volta che si tratta di modificare un processo o adottare un nuovo strumento, finiamo inevitabilmente per chiederci: come possiamo farlo in modo asincrono?
Quando introduci un cambiamento in un team che lavora in modalità asincrona, è fondamentale mantenere le cose semplici. Il nuovo processo deve essere spiegato passo dopo passo. Usa frasi brevi, screenshot, video, GIF su Notion, qualsiasi cosa aiuti le persone a cogliere il senso alla prima lettura. Inoltre, rendi facile ritrovare le istruzioni in seguito.
In Digismoothie abbiamo unito il meglio dei due mondi – remoto e asincrono – in un'unica soluzione. È vero, potresti non incontrare mai alcuni dei tuoi colleghi di persona. Inoltre, l'ufficio non brulica dei suoni della vita quotidiana, ed è bello prendersi un caffè con qualcuno di tanto in tanto.
Ma! Sappiamo tutti che sedersi accanto a qualcuno in ufficio ogni giorno non significa necessariamente avere un buon rapporto con quella persona. Come molti di noi ti diranno, abbiamo trovato il canale #random su Slack molto più vivace. Inoltre, è facile per le persone partecipare quando preferiscono. Potresti pensare che un posto del genere sia solo per introversi, ma non è che non ci incontriamo mai. Quindi non è nemmeno un isolamento totale!
Abbiamo ancora delle lacune nella nostra comunicazione asincrona e non è perfetta. Ma è fondamentale riconoscerle e affrontarle. Abbiamo fatto enormi progressi dal giorno in cui abbiamo lanciato questo modello di lavoro e stiamo ancora imparando.
Un enorme vantaggio di avere un'azienda che utilizza una combinazione di approcci remoti e asincroni è la possibilità di decidere cosa si adatta meglio al tuo ritmo. Il tuo capo non pianificherà tre riunioni al giorno, costringendoti a stare in piedi davanti a tutti. Non c'è più il lavoro dalle 9 alle 5 o il sentirsi in colpa per andare a correre al mattino. Inoltre, niente sensi di colpa se non sei un mattiniero e il tuo cervello si attiva solo alle 11... o più tardi!
Il lavoro asincrono è particolarmente utile se viaggi per il mondo ma vuoi comunque lavorare. O se hai semplicemente bisogno di ritagliarti più tempo per la famiglia durante la giornata.
Dopotutto, ogni approccio è un accordo tra persone. Ricorda, si tratta di far funzionare la modalità asincrona a nostro favore, non contro di noi.
Se hai esperienze o consigli sull'asincrono da condividere, ci piacerebbe leggere i tuoi commenti!
