Cuando empezamos a cambiar al trabajo asíncrono, encontramos artículos, vídeos y seminarios web que nos ayudaron mucho. Ahora hemos decidido devolver el favor a la comunidad publicando nuestra propia página de Notion, donde describimos el modelo al detalle y cómo lo ajustamos y mejoramos constantemente. Esperamos que te sirva de inspiración para transformar la forma de trabajar en tu empresa.
La colaboración asíncrona ocurre en momentos distintos. Las personas colaboran en proyectos, pero no al mismo tiempo. Cada una trabaja en su propio horario. Pueden estar en la misma oficina y verse en persona, pero las reuniones no suelen fijarse a una hora específica.
La colaboración remota, por otro lado, ocurre en lugares distintos. Puede ser síncrona o asíncrona, pero nunca cara a cara.
El trabajo asíncrono es una herramienta excelente para equipos en diferentes zonas horarias. Piensa en lo difícil que es coordinar una llamada que le venga bien a todo el mundo. Reunir a todos a la vez puede ser un suplicio: unos tienen que madrugar muchísimo y otros apenas pueden mantenerse despiertos. Al trabajar de forma asíncrona, la hora del día no importa.
Para que la colaboración asíncrona funcione, la comunicación del equipo debe ser transparente.
Esto significa que, la mayor parte del tiempo, la comunicación es pública y no privada. Así, todos están al tanto de lo que ocurre. Leer los canales públicos de Slack es un ejemplo de esta transparencia en acción.
Ante todo, es necesario acordar explícitamente unas reglas de oro que todos estén dispuestos a seguir.
Es cierto que requiere cierto compromiso actuar con responsabilidad. Por ejemplo, aceptar que debo responder a un compañero con un resultado de calidad en un plazo determinado, en lugar de esperar a que la solicitud se resuelva sola.
Por otro lado, las recompensas merecen la pena. La comunicación asíncrona ha demostrado potenciar enormemente la capacidad de expresión, la identificación de problemas y la comunicación integral de los mismos.
- Asegúrate de que tu mensaje contenga toda la información necesaria. Intenta anticiparte a las preguntas de tus compañeros y respóndelas de inmediato.
🪄 ¿El mensaje es demasiado largo o complicado? Prueba otro formato: graba un vídeo con Loom mostrando tu pantalla. O graba un mensaje de voz y ponle un título con el tema principal para que sea fácil de encontrar después.
- Si escribes en un chat o canal grupal, usa inglés. El checo solo es aceptable en conversaciones privadas con otra persona checa.
- Usa la programación de mensajes para enviarlos más tarde. Si envías un mensaje privado a alguien que no está activo (noche, vacaciones, etc.), prográmalo para cuando sepas que estará disponible. Esto ayuda enormemente a que la comunicación sea fluida para todos. Del mismo modo, si tienes algo en mente que no es urgente pero quieres que se escuche en otro momento, simplemente prográmalo.
- No esperes una respuesta inmediata. Cada persona tiene su propio horario y estilo de trabajo. Recibirás tu respuesta en unas 3 o 4 horas.
🪄 Si necesitas una respuesta urgente, llama a la persona. Al mismo tiempo, reflexiona sobre la urgencia de tu petición: ¿hay alguna forma de evitar que sea tan apremiante la próxima vez planificando con antelación?
- Usa emojis, son rápidos y eficientes.
🪄 Hemos acordado el significado exacto de ciertos emojis para que nos funcionen en situaciones cotidianas, normalmente para confirmar algo o mostrar que se ha recibido el mensaje.
Slack tiene canales para todo tipo de temas y propósitos cotidianos, así que úsalos tanto como puedas.
Los correos electrónicos están reservados para la comunicación externa.
Si necesitas tratar un tema más importante en tiempo real, añádelo a la agenda de una reunión habitual.
A veces, quien convoca la reunión puede decidir que un resumen por escrito o una actualización de estado son suficientes, por lo que cancela la reunión y ahorra tiempo a todos.
Las reuniones también se graban para que puedas verlas más tarde o refrescar tu memoria.
En cuanto a las reuniones periódicas, intentamos reducirlas al mínimo absoluto. Esto significa que revisamos continuamente su duración, los asistentes y su validez. Por eso, algunas reuniones terminan siendo redundantes o se fusionan.
Podrías pensar que el objetivo del modo asíncrono es reducir al mínimo el contacto entre las personas. De hecho, es todo lo contrario. Pero tampoco se trata de cantidad sobre calidad. La comunicación asíncrona reconoce que más no siempre es mejor. El objetivo es comunicarse de manera más eficiente de lo que lo harías normalmente si estuvieras en la oficina.
Echa un vistazo a esta guía de Notion:
Digismoothie es un grupo de personas con ideas afines que comparten un conjunto de valores. Uno de estos valores es evitar la microgestión, un estilo de gestión frecuente en empresas más grandes y entornos corporativos.
Dicho esto, para que este tipo de gobernanza basada en la confianza funcione, debe haber un gran énfasis en la responsabilidad personal y una preferencia por tomar la iniciativa en lugar de recibir instrucciones exactas sobre qué hacer. Todos en la organización son responsables de establecer un flujo diario que les ayude a cumplir sus objetivos, sin importar dónde se encuentren.
La cultura de una empresa está, y siempre estará, vinculada al carácter de sus líderes y fundadores. Hablará de los valores que la empresa tiene establecidos y prevalecerá sobre ellos.
En Digismoothie, aunque trabajamos de forma asíncrona a diario, nos reunimos una vez al mes para tomar una cerveza y organizamos retiros dos veces al año para explorar lugares de interés en la República Checa.
Los valores son algo del día a día. Tenemos un canal de Slack dedicado a cada valor de la empresa, donde animamos a la gente a publicar actualizaciones relacionadas que reflejen lo que ocurre en sus vidas. Un buen ejemplo es el canal #freedom, donde compartimos material sobre nuestros diferentes trabajos o fotos de viajes.
Siempre que se trata de ajustar un proceso o adoptar una nueva herramienta, inevitablemente terminamos preguntándonos: ¿Cómo hacemos esto de forma asíncrona?
Cuando introduces un cambio en un equipo que trabaja en modo asíncrono, es fundamental mantenerlo sencillo. El nuevo proceso debe explicarse paso a paso. Usa frases cortas, capturas de pantalla, vídeos o GIFs en Notion, cualquier cosa que ayude a la gente a captar la idea principal durante la primera lectura. Además, facilita que puedan encontrar las instrucciones de nuevo más tarde.
En Digismoothie hemos combinado lo mejor de ambos mundos: remoto y asíncrono – todo en uno. Es cierto, puede que nunca conozcas a algunos de tus compañeros en persona. Además, la oficina no bulle con los sonidos de la vida cotidiana, y es agradable tomar un café con alguien de vez en cuando.
¡Pero! Todos sabemos que el hecho de sentarte junto a alguien en una oficina todos los días no significa necesariamente que vayas a tener una buena relación con esa persona. Como muchos de nosotros te dirá, hemos descubierto que el canal #random en Slack es mucho más animado. Además, es fácil para la gente participar cuando les viene bien. Podrías pensar que un lugar así es solo para introvertidos, pero no es que nunca nos reunamos. ¡Así que tampoco es un aislamiento total!
Todavía tenemos lagunas en nuestra comunicación asíncrona y no es perfecta. Pero es crucial reconocerlas y abordarlas. Hemos hecho un progreso enorme desde el día en que lanzamos este modelo de trabajo y seguimos aprendiendo.
Una gran ventaja de que tu empresa utilice una combinación de enfoques remotos y asíncronos es la capacidad de decidir qué se adapta mejor a tu régimen. Tu jefe no programará tres reuniones al día en las que tengas que ponerte de pie frente a todos. Se acabó el trabajar de 9 a 5 o sentirse mal por salir a correr por la mañana. Además, no hay culpa si no eres una persona madrugadora y tu cerebro solo empieza a funcionar a las 11 de la mañana... ¡o más tarde!
El trabajo asíncrono es especialmente útil si viajas por el mundo pero aún quieres trabajar. O si simplemente necesitas encajar más tiempo en familia en tu día.
Al fin y al cabo, cada enfoque es un acuerdo entre personas. Recuerda, se trata de hacer que el modo asíncrono trabaje para nosotros, no en nuestra contra.
Si tienes alguna experiencia o consejo sobre el trabajo asíncrono que compartir, ¡nos encantaría conocer tus comentarios!
