Když jsme začínali s přechodem na asynchronní práci, našli jsme řadu článků, videí a webinářů, které nám velmi pomohly. Nyní jsme se rozhodli komunitě něco vrátit a zveřejnit naši vlastní stránku v Notion, kde podrobně popisujeme celý model a to, jak ho neustále ladíme a vylepšujeme. Doufáme, že vás to inspiruje při vaší vlastní snaze o proměnu způsobu práce ve vaší firmě.
Asynchronní spolupráce probíhá v různý čas. Lidé spolupracují na projektech, ale ne ve stejný okamžik. Každý pracuje v jiném časovém okně podle svého osobního rozvrhu. Stále mohou chodit do stejné kanceláře a vídat se osobně, ale schůzky se obvykle neplánují na konkrétní čas.
Spolupráce na dálku naproti tomu probíhá na různých místech. Může být synchronní i asynchronní, ale nikdy ne tváří v tvář.
Asynchronní práce je vynikající nástroj pro lidi, kteří jsou v různých časových pásmech. Vzpomeňte si, kolikrát jste se museli synchronizovat v čase, který vyhovuje všem, jen abyste naplánovali hovor. Sladit všechny dohromady může být pořádná otrava – zatímco někteří musí vstávat velmi brzy, jiní mají problém zůstat vzhůru. Při asynchronní práci ale na denní době nezáleží.
Aby asynchronní spolupráce fungovala, musí být způsob, jakým tým komunikuje, transparentní.
To znamená, že většina komunikace probíhá veřejně, nikoliv v soukromém režimu. Díky tomu má každý přehled o tom, co se děje. Čtení veřejných kanálů na Slacku je jedním z příkladů této transparentnosti v praxi.
V první řadě je potřeba se výslovně dohodnout na několika základních pravidlech, která budou všichni dodržovat.
Pravda, vyžaduje to určitou míru zodpovědnosti. Například přijmout fakt, že musím kolegovi odpovědět kvalitním výstupem v určitém časovém rámci, místo abych čekal, až se požadavek vyřeší sám.
Na druhou stranu se to bohatě vyplatí. Asynchronní komunikace prokazatelně výrazně zlepšuje schopnost lidí vyjadřovat se, identifikovat problémy a srozumitelně je komunikovat.
- Ujistěte se, že vaše zpráva obsahuje všechny potřebné informace. Zkuste předvídat otázky kolegy a odpovědět na ně předem.
🪄 Je zpráva příliš dlouhá nebo složitá? Zkuste jiný formát – vytvořte video přes Loom a ukažte svou obrazovku. Nebo nahrajte hlasovou zprávu a pojmenujte ji hlavním tématem, aby se v ní dalo snadno vyhledávat.
- Pokud píšete do skupinového chatu nebo kanálu, používejte angličtinu. Čeština je v pořádku pouze v soukromých konverzacích s jiným Čechem.
- Používejte plánování zpráv pro jejich pozdější odeslání. Pokud posíláte soukromou zprávu někomu, kdo je právě mimo (noc, dovolená atd.), naplánujte ji na dobu, kdy bude dotyčný k dispozici. To nesmírně pomáhá udržet komunikaci plynulou pro všechny strany. Stejně tak, pokud vás napadne něco méně důležitého, co chcete sdělit později, prostě zprávu naplánujte.
- Nečekejte, že vám dotyčný odpoví během vteřin. Každý má jiný rozvrh a styl práce. Odpověď dostanete zhruba za 3–4 hodiny.
🪄 Pokud skutečně potřebujete odpověď ihned, dotyčnému zavolejte. Zároveň se ale zamyslete nad naléhavostí svého požadavku – nešlo by se příště vyhnout takovému tlaku lepším plánováním?
- Používejte emoji, jsou rychlé a efektivní.
🪄 Dohodli jsme se na přesném významu konkrétních emoji, aby nám v každodenních situacích pomáhaly, typicky k potvrzení něčeho nebo vyjádření souhlasu.
Slack má kanály pro nejrůznější každodenní témata a účely, tak je využívejte, jak jen to jde.
E-maily jsou vyhrazeny pro externí komunikaci.
Pokud potřebujete probrat důležitější téma v reálném čase, přidejte ho na program pravidelné schůzky.
Někdy může organizátor schůzky rozhodnout, že stačí písemné shrnutí nebo aktualizace stavu, schůzku zruší a ušetří všem čas.
Schůzky se také nahrávají, takže se na ně můžete podívat později nebo si osvěžit paměť.
U pravidelných schůzek se snažíme držet jejich počet na naprostém minimu. To znamená, že průběžně revidujeme jejich délku, seznam účastníků i opodstatněnost. Některé schůzky se tak stávají nadbytečnými nebo se slučují.
Možná máte dojem, že cílem asynchronního režimu je omezit kontakt mezi lidmi na naprosté minimum. Ve skutečnosti je to přesně naopak. Nejde ale ani o upřednostňování kvantity před kvalitou. Asynchronní komunikace uznává, že více nemusí vždy znamenat lépe. Cílem je komunikovat efektivněji, než byste to dělali běžně v kanceláři.
Podívejte se na tento návod v Notion:
Digismoothie je skupina lidí s podobným smýšlením, kteří sdílejí společné hodnoty. Jednou z nich je odklon od mikromanagementu, stylu řízení, který je běžný ve větších firmách a korporátním prostředí.
Aby však tento způsob řízení založený na důvěře fungoval, musí být kladen obrovský důraz na osobní zodpovědnost a preferenci vlastní iniciativy před tím, aby vám někdo říkal přesně, co máte dělat. Každý v organizaci je zodpovědný za nastavení svého denního rytmu, který mu pomáhá podávat výsledky, bez ohledu na to, kde se právě nachází.
Firemní kultura je a vždy bude spjata s osobnostmi jejích lídrů a zakladatelů. Bude promlouvat k hodnotám, které firma zastává, a stát nad nimi.
V Digismoothie sice pracujeme denně asynchronně, ale přesto se jednou měsíčně scházíme na pivo a dvakrát ročně pořádáme výjezdy, abychom prozkoumali zajímavá místa v České republice.
Hodnoty jsou každodenní záležitostí. Pro každou firemní hodnotu máme vyhrazený kanál na Slacku, kde lidé sdílejí novinky, které odrážejí to, co se děje v jejich životech. Dobrým příkladem je kanál #freedom, kde sdílíme materiály o naší práci nebo fotky z cest.
Kdykoliv dojde na úpravu procesu nebo zavedení nového nástroje, nevyhnutelně si položíme otázku: Jak to uděláme asynchronně?
Když zavádíte změnu v týmu pracujícím asynchronně, je zásadní udržet ji jednoduchou. Nový proces je třeba vysvětlit krok za krokem. Používejte krátké věty, snímky obrazovky, videa, GIFy v Notion – cokoliv, co lidem pomůže pochopit podstatu hned při prvním čtení. Také zajistěte, aby bylo snadné tyto pokyny později znovu dohledat.
V Digismoothie jsme spojili to nejlepší z obou světů – práci na dálku a asynchronní přístup – vše v jednom. Je pravda, že některé kolegy možná nikdy nepotkáte osobně. Kancelář také nehučí zvuky každodenního života a občas je fajn zajít si s někým na kávu.
Ale! Všichni víme, že jen proto, že s někým sedíte každý den v kanceláři, nemusíte mít nutně dobrý vztah. Jak vám mnozí z nás potvrdí, náš kanál #random na Slacku je mnohem živější. Navíc je snadné se zapojit, kdykoliv se to hodí. Možná si myslíte, že takové místo je jen pro introverty, ale není to tak, že bychom se nikdy nepotkávali. O žádnou totální izolaci se tedy nejedná!
V naší asynchronní komunikaci stále máme mezery a není dokonalá. Je ale zásadní si je přiznat a pracovat na nich. Od dne, kdy jsme tento pracovní model spustili, jsme udělali obrovský pokrok a stále se učíme.
Obrovskou výhodou toho, když vaše firma kombinuje práci na dálku a asynchronní přístup, je možnost rozhodnout se, co nejlépe vyhovuje vašemu režimu. Šéf vám nebude plánovat tři schůzky denně, kde byste museli před všemi vystupovat. Už žádná práce od devíti do pěti nebo špatný pocit z toho, že si jdete ráno zaběhat. A žádné výčitky, pokud nejste ranní ptáče a mozek vám naskočí až v jedenáct dopoledne… nebo později!
Asynchronní práce je obzvláště užitečná, pokud cestujete po světě a přitom chcete pracovat. Nebo pokud prostě potřebujete do svého dne vměstnat více času na rodinu.
Koneckonců, každý přístup je dohodou mezi lidmi. Pamatujte, že jde o to, aby asynchronní režim fungoval pro nás, ne proti nám.
Pokud máte nějaké zkušenosti s asynchronní prací nebo tipy, o které se chcete podělit, rádi si přečteme vaše komentáře!
