Un buen sistema de información de RR. HH. es el eje central que te ayuda a organizar la gestión de empleados desde un solo lugar, y elegir el adecuado puede ahorrarte incontables horas de trabajo. Pero como integrar a todo tu equipo en una nueva plataforma requiere mucha energía, como responsable de People Ops, probablemente quieras que tus compañeros pasen por esta transición solo una vez. Lo he hecho cuatro veces hasta la fecha (en diferentes empresas), así que he decidido crear una lista de consejos prácticos para que aprendas de ellos y aciertes a la primera.
Paso 1: Mira qué hay en el mercado
Primero, debes realizar una investigación inicial. Si solo leer la palabra "investigación" te pone los pelos de punta, no te preocupes: tómatelo con calma y prueba a pedírselo a ChatGPT o a otra IA con este prompt:
“Dame una visión general de 10 herramientas de RR. HH. disponibles en Europa, teniendo en cuenta que el cliente objetivo es una empresa de TI de 100 personas que trabaja de forma remota y asíncrona. Destaca sus pros, contras y precios. Ordénalas según las que tengan más reseñas positivas de clientes en línea.”
Esto te dará una idea general de lo que debes buscar en un sistema de RR. HH. y cómo establecer tu presupuesto, que luego podrás presentar a tu CEO o CFO. Verás que, en la mayoría de los casos, el precio depende del número de usuarios, así que tenlo en cuenta si planeas escalar tu empresa significativamente en un futuro próximo.
Lo siguiente que puedes hacer es pedir consejos a tus colegas de RR. HH. Es posible que mencionen una herramienta que ya está en tu lista y te hagan subirla de puesto o descartarla por completo porque no cubrirá tus necesidades.
Paso 2: Alinea las expectativas con los líderes de equipo
Ahora es el momento de invitar a otros interesados a la mesa. Y con interesados me refiero a los líderes de equipo y otros gerentes que pueden tener sus propias ideas y manías sobre las herramientas que ya están en uso.
Podrías preguntarles qué tareas gestionan manualmente por su cuenta y qué funciones les facilitarían la vida. Por ejemplo, una de las partes más importantes de cualquier agenda de RR. HH. es la gestión de permisos y vacaciones. En nuestro caso, somos una agencia de software con personas en varios proyectos de clientes, por lo que no solo necesitábamos un módulo para registrar las ausencias, sino también la flexibilidad para asignar a diferentes personas la aprobación de las solicitudes.
Recopila las ideas de todos en un solo lugar, por ejemplo, en un documento compartido de Notion. Esto permitirá una comunicación fluida y verás cómo la forma de tu nuevo sistema de RR. HH. ideal empieza a emerger rápidamente de esta lista de deseos colaborativa.
Paso 3: Crea una tabla comparativa de funciones de RR. HH.
De nuevo, no hace falta que te quedes mirando una página en blanco: pide a tu IA de confianza que te inspire con una lista de funciones útiles para tu sector, o simplemente usa esta que te presento aquí.
Veamos. ¿Tu posible sistema de RR. HH. ofrece…
- ¿Un módulo de reclutamiento para apoyar tus contrataciones? ¿Puede recopilar solicitudes desde tu sitio web, analizar CV y permitirte etiquetar a los responsables de contratación en las fichas de los candidatos?
- ¿Una gestión sencilla de todo el ciclo de vida del empleado, desde la incorporación y la planificación de carrera hasta la salida y las entrevistas de despido?
- ¿Procesamiento de nóminas, incluida la opción de ajustar el salario mensualmente? ¿Pueden los empleados descargar recibos de sueldo y documentos fiscales?
- ¿Seguimiento del tiempo trabajado y asignación de proyectos? ¿Pueden los empleados solicitar tiempo libre y cancelar vacaciones o bajas por enfermedad? ¿Tiene en cuenta los días festivos extranjeros?
- ¿Una interfaz fácil de usar? ¿Pueden las personas actualizar fácilmente su información personal y acceder a las políticas y recursos de la empresa?
- ¿Actividades de team building en línea y mecanismos de feedback para empleados?
- ¿Integración con herramientas de colaboración como Slack, Microsoft Teams, Google Suite o herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o ClickUp?
- Por último, pero no menos importante: ¿acceso remoto seguro y autenticación multifactor (MFA)?
Por supuesto, puede que no busques marcar todas estas casillas. Quizás ya tengas otras herramientas de People Ops, como software de nóminas y contabilidad, o un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). En ese caso, puedes buscar un sistema de RR. HH. más ligero y económico, o considerar trasladar esa parte de tu gestión a la nueva plataforma si ofrece funciones útiles.
Paso 4: Solicita demostraciones y periodos de prueba
Una vez que tengas una lista corta de los HRIS elegibles, comprueba si ofrecen llamadas de demostración y periodos de prueba. Lleva tu lista de requisitos y revísalos durante la llamada con el equipo de ventas.
Este paso es el que más tiempo consume, pero te aseguro que merece la pena. No olvides actualizar tus notas en el documento compartido a medida que avances, para que todo el equipo esté alineado.
Tras las llamadas, reduce tu selección a 2 o 3 herramientas que se ajusten a lo que buscas. Solicita un periodo de prueba de al menos 2 a 4 semanas para ver funciones clave en acción, como el módulo de gestión de ausencias que mencioné antes. Invita a varios compañeros a probar el HRIS y que compartan sus impresiones sinceras. Pídeles que se fijen en la calidad de la localización, si tuvieron dificultades para encontrar algo y si la integración con Slack cumple con sus expectativas. Un consejo: los compañeros más exigentes son los mejores evaluadores. 🙂
Paso 5: Inicia tu suscripción
Una vez que te hayas decidido por el ganador, ¡felicidades! Empieza con una suscripción mensual y, si después de tres meses sigues satisfecho con el HRIS, puedes cambiar a pagos anuales, lo que suele suponer un precio menor al mes. No dudes en pedir un descuento; los representantes de ventas razonables intentarán llegar a un acuerdo. A estas alturas ya eres un cliente de pago y su trabajo es mantenerte satisfecho.
Y ya tienes un comienzo exitoso. Lo que viene ahora es aún más divertido: presentar el nuevo HRIS a tus compañeros. Ahí también pueden salir mal muchas cosas. Permanece atento a mis notas sobre ese tema.
