8 osvědčených postupů správy zásob v e-commerce

Kromě vylepšování vašeho e-shopu – tedy snadné navigace na webu, tvorby upsell nabídek či jiných prodejních kampaní – musíte kontrolovat a udržovat to, co je zákazníkům skryté, ale pro jejich spokojenost zásadní: zásoby.

V tomto článku rozebereme osvědčené postupy řízení zásob a nejčastější výzvy, které s tím souvisejí. Než se do toho pustíme, nejprve si definujeme, co je to řízení zásob, jaké jsou jeho hlavní koncepty a jaké techniky e-shopy využívají.

Co je to řízení zásob?

Řízení zásob zahrnuje skladování, organizaci a přepravu zásob, což zahrnuje jak samotné produkty, tak materiály potřebné k jejich výrobě a údržbě. Systémy pro řízení zásob sledují množství zboží a materiálů v různých fázích výroby a prodeje, stejně jako jejich vlastnosti: rozměry, hmotnost, teplotu, sezónnost nebo cokoli jiného, co je pro podnikání relevantní.

Cílem každé e-commerce společnosti při řízení zásob je minimalizovat náklady spojené se skladováním, sledováním a doručováním produktů. Znamená to rozumět poptávce a udržovat úroveň zásob tak, aby byla dostatečná pro uspokojení poptávky a zároveň cenově dostupná pro skladování a údržbu.

‍

🔺 Pro ujasnění terminologie: zásoby se nevztahují pouze na produkty, které prodáváte v obchodě, ale také na materiály, které k jejich výrobě používáte. Naproti tomu skladové zásoby označují pouze vaše hotové výrobky.

Zásoby lze rozdělit do 4 hlavních kategorií: suroviny (materiály použité při výrobě nebo obsažené v produktech), rozpracovaná výroba (částečně hotové zboží), hotové výrobky (zboží připravené k prodeji) a MRO (materiál pro údržbu, opravy a provoz, který není součástí finálních produktů).

Pokud se nezabýváte výrobou a pouze přeprodáváte již hotové produkty, vaše zásoby mohou zahrnovat obalové materiály a nástroje pro údržbu skladu. Pokud se skladům vyhýbáte úplně – například provozujete dropshippingový byznys – nemusíte se starat o řízení zásob ani skladů; stačí najít spolehlivého dodavatele.

Jaké jsou techniky řízení zásob?

Existují 3 nejčastější přístupy: FIFO (první dovnitř, první ven), LIFO (poslední dovnitř, první ven) a JIT (just-in-time). Jejich názvy jsou vcelku výmluvné: FIFO znamená prodej nejstarších zásob jako prvních, LIFO pravý opak a JIT znamená udržování minimální úrovně všech zásob.

Technika FIFO je obvykle považována za nejrozumnější, protože pomáhá minimalizovat skladování neprodejných produktů (které prošly expirací, opotřebovaly se, vyšly z módy atd.). Technika LIFO je opodstatněná, pokud neustále nakupujete určité zásoby a jejich cena neustále roste, což činí nejnovější zásoby nejdražšími. Přístup JIT může dobře fungovat, pokud úzce spolupracujete s dodavateli a můžete se na ně spolehnout.

Výhody efektivního řízení zásob

Správná manipulace se zásobami, zejména pokud je automatizována pomocí softwarových nástrojů pro řízení zásob, vám pomůže dosáhnout následujícího:

• Minimalizace nákladů na skladování. Čím více položek máte ve skladu (nebo ve více skladech), tím více za ně musíte platit, zatímco vám nevydělávají žádné peníze.

• Eliminace neprodejných zásob a znehodnocení. Pokud prodáváte zboží podléhající zkáze (s datem expirace) nebo produkty, které mohou časem ztratit na významu (například sezónní zboží), je zásadní sledovat jejich prodejnost, abyste nezůstali s velkým množstvím prošlých nebo neprodejných zásob. Systémy pro řízení zásob vám pomohou tyto parametry kontrolovat a upřednostnit prodej takových produktů dříve, než se stanou neprodejnými.

• Eliminace chyb. Pokud máte neustálý přehled o stavu zásob a propojíte tato data se svým e-shopem v reálném čase, vyhnete se problémům, kdy si zákazníci objednají zboží, které nemáte (což může vést ke komunikačním potížím a snížení spokojenosti zákazníků).

💡 Pro synchronizaci sledování zásob s vaším e-shopem používejte aplikace, které vám budou zasílat upozornění na nízký stav zásob nebo umožní návštěvníkům přihlásit se k oznámení o naskladnění.

• Zrychlení vyřizování objednávek. Správa zásob úzce souvisí s doručováním objednávek – čím efektivnější je první proces, tím rychlejší je ten druhý. Vzhledem k tomu, že rychlost doručení je jedním z nejpalčivějších problémů a nejrychleji rostoucích požadavků zákazníků, nechcete v této oblasti zaostávat. 

• Přehled o oblíbenosti produktů a spolehlivosti dodavatelů. Data o tom, které zboží se prodává nejrychleji a které naopak leží skladem, vám pomohou pochopit, na které produkty se aktivněji zaměřit a kterým se raději vyhnout. Přehledy správy zásob vám navíc pomohou vyhodnotit vztahy s jednotlivými dodavateli. 

Největší výzvy při správě zásob v e-commerce

Zde jsou 3 nejčastější výzvy, které komplikují správu zásob:

• Nepřesné reporty. Synchronizace všech dat může být náročná, zejména pokud máte více skladů a více dodavatelů. Nepřesné údaje o stavu zásob mohou negativně ovlivnit zákaznickou zkušenost ve vašem obchodě: pokud zákazníci nevidí, kolik kusů je skutečně k dispozici, mohou si objednat více, než máte skladem, a následně být zklamaní. 

• Omezení v dodavatelském řetězci. Při výrobě nebo skladování produktů se může leccos pokazit. Pokud k tomu dojde, měli byste mít nástroje, díky kterým se o problému okamžitě dozvíte a budete moci jednat: objednat další produkty, přehodnotit vztahy s dodavateli, zlepšit skladové hospodářství, informovat zákazníky o problémech atd. 

• Změny v poptávce zákazníků. Musíte být připraveni na nečekané výkyvy v poptávce. Pandemie mnohé firmy poučila: poptávku byste měli neustále sledovat a předpovídat, stanovit si úrovně „bezpečnostních zásob“ pro různé produkty, aktualizovat data o zásobách v reálném čase a dodržovat další osvědčené postupy (o nich si povíme o něco později). 

Abyste tyto i další výzvy překonali, aniž byste přišli o zákazníky nebo utratili spoustu peněz, měli byste pro své podnikání najít nejlepší software pro správu zásob a osvojit si osvědčené postupy v oboru. Pojďme se podívat, které to jsou.

8 osvědčených postupů pro správu zásob

Sestavili jsme seznam osvědčených postupů pro správu zásob, které vám pomohou zlepšit celkovou výkonnost vašeho obchodu.

1. Automatizujte procesy pomocí softwaru pro správu zásob

Není žádným překvapením, že ruční správa zásob je únavná a náchylná k chybám. Přesto mnoho firem stále část práce vykonává manuálně. Nedávná zpráva společnosti Shopify ukazuje, že automatizace manuálních procesů výrazně vzrostla: například aplikace pro správu skladů zaznamenaly v roce 2021 téměř o 200 % více instalací než v roce 2020. 

Pokud pro provoz svého obchodu používáte systém, jako je Shopify, máte několik možností automatizace:

1. Využití vestavěných funkcí. Nativní správa zásob v Shopify zahrnuje základní funkce, jako je sledování, historie položek, aktualizace množství atd. To může stačit, ale stěží to pokryje potřeby velkého rozsahu a složité procesy.
2. Použití aplikace třetí strany. Existuje spousta softwarových řešení pro správu zásob, jako je Skubana nebo RetailOps, která jsou navržena tak, aby synchronizovala data vašeho obchodu s daty o zásobách. 
3. Použití aplikace pro správu zásob v Shopify. Můžete si vybrat z řešení v App Store, která nabízejí synchronizaci zásob v reálném čase, sledování, integraci více kanálů atd. 

2. Outsourcing vyřizování objednávek

Outsourcing celého procesu vyřizování objednávek může být také vhodnou volbou. 3PL (logistika třetích stran) prokazatelně snižuje náklady a zvyšuje spokojenost zákazníků v mnoha odvětvích, zejména v e-commerce. S tím, jak se stále více firem rozhoduje pro outsourcing, trh s řešeními pro vyřizování objednávek roste: předpokládá se, že do roku 2028 dosáhne hodnoty přes 25 milionů dolarů, přičemž stabilně roste ze 16 milionů dolarů v roce 2021.

Outsourcing vyřizování objednávek může být výhodný, pokud:

• Cílíte na mnoho různých lokalit a nemůžete provozovat více skladů pro zajištění rychlého doručení. Řešení třetí strany může mít síť skladů, díky které budou vaše produkty uloženy v blízkosti vašich zákazníků.
• Máte potíže s propojením dat z různých prodejních kanálů. Vícekanálové vyřizování objednávek zvládne objednávky z vašeho webu, sociálních sítí nebo jiných tržišť a automatizuje tento proces za vás. 
• Nechcete se obecně zabývat vyřizováním objednávek. Toto je strategie sama o sobě; pokud najdete spolehlivého partnera pro logistiku, eliminujete spoustu práce a získáte prostor pro další úkoly, které pomohou růstu vašeho podnikání. 

3. Předpovídejte budoucí prodeje pomocí nástrojů pro prognózování

Moderní nástroje pro správu zásob nabízejí řadu pokročilých funkcí, mezi které patří i předpovídání poptávky. S využitím dat můžete své budoucí prodeje odhadnout v následujících krocích:

1. Definujte období, pro které potřebujete vytvořit prognózu. Své potřeby zásob můžete plánovat na rok dopředu, na sezónu, měsíc nebo jakékoli jiné období, které vám dává smysl.
2. Analyzujte své plány a nákupní trendy. Zohledněte sezónní události, pokud ovlivňují typ prodávaných produktů, plánované akce a růst prodejů. Pokud máte k dispozici přehledy o nejméně a nejvíce obrátkových zásobách, získáte díky nim vhled do toho, na které produkty se při doplňování zásob zaměřit.
3. Analyzujte svůj podíl na trhu a konkurenci. Noví hráči na trhu nebo změny v nákupním chování mohou ovlivnit objednávky ve vašem obchodě a následně i vaše potřeby v oblasti zásob.
4. Vytvořte plán a časový harmonogram pro naskladnění zboží od dodavatelů. Kromě všech zmíněných údajů je důležité vědět, jak dlouho trvá výroba objednaných položek a jak bude probíhat doprava do vašeho skladu nebo skladu třetí strany.
5. V případě potřeby svou prognózu upravte. Představte si, že vaše reklama získává více konverzí než podobná reklama z loňského roku a vy dostáváte nečekaně více objednávek. Budete muset reagovat rychle, abyste poptávku uspokojili.

Existuje mnoho řešení založených na umělé inteligenci, která pomáhají s plánováním a předpovídáním zásob, a zpráva společnosti McKinsey ukazuje, že jejich zavedení může zlepšit kontrolu zásob o 35 %. Hledejte nejlepší software pro správu zásob, který vám ušetří čas i peníze díky přesnému předpovídání poptávky. Pokud provozujete obchod na platformě Shopify, můžete si vybrat z aplikací pro správu zásob s funkcí prognózování – například Stockbot.

4. Nastavte minimální úrovně zásob

Minimální úrovně zásob, známé také jako PAR (Periodic Automatic Replacement), definují množství produktu, které byste měli mít neustále skladem. Toto množství se také označuje jako pojistná zásoba.

Je užitečné nastavit tyto minimální úrovně pro všechny prodávané položky a alespoň jednou ročně (nebo častěji) je revidovat. Úrovně PAR nastavujte a upravujte na základě popularity produktu a logistických procesů: je důležité zohlednit jak prodejnost, tak rychlost, s jakou lze zásoby doplnit.

5. Kategorizujte své zásoby podle jejich hodnoty

Existují různé přístupy ke kategorizaci zásob. Pokud se nezabýváte pouze hotovými výrobky, budete muset kategorizovat a odděleně sledovat také materiály používané při výrobě a skladování. Co se týče samotných zásob, můžete využít ABC analýzu:

1. Vypočítejte počet prodaných kusů a náklady na jednotku pro určení hodnoty spotřeby.
2. Seřaďte všechny své produkty podle klesající hodnoty spotřeby. Poté vypočítejte procentuální podíl této hodnoty pro každý produkt nebo skupinu produktů.
3. Rozdělte produkty do skupin A, B a C. Produkty, které tvoří 80 % celkové hodnoty spotřeby, jsou obvykle ty, které generují největší příjmy. Označte je jako skupinu A. Skupiny B a C budou představovat zbývajících 15 %, respektive 5 %.
4. Plánujte doplňování zásob na základě dat z ABC analýzy. Ujistěte se, že máte vždy dostatek produktů skupiny A a že je můžete rychle doplnit, a nevynakládejte zbytečné náklady na skladování velkého množství produktů skupin B a C.

6. Distribuujte zásoby blíže k zákazníkům

Tlak na superrychlé doručení objednávek neustále roste. Podle zprávy společnosti Shopify očekává 60 % spotřebitelů vyřízení objednávky do 2 dnů. Abyste tento časový rámec zaručili a zvýšili podíl doručení v tentýž den, měli byste své zásoby distribuovat blíže k cílovým zákazníkům.

Analyzujte data o lokalitách a zvažte udržování zásob v blízkosti přepravních zón vašich nejaktivnějších zákazníků. Pokud provozujete online i kamenný obchod, můžete vytvořit hybridní prostor, který slouží zároveň jako prodejní místo i distribuční centrum. Studie ukazují že přeměna maloobchodní prodejny na mini-distribuční bod snižuje náklady na poslední míli až o více než 60 %.

7. Mějte připravený krizový plán a provádějte pravidelné audity

Realita je taková, že procesy dodavatelského řetězce jsou náchylné ke krizím. Pokud nastane problém – například dojde k výpadku skladu a znehodnocení určitých produktů nebo dodavatel ukončí činnost v době, kdy jsou již objednávky zadány – musíte mít krizový plán.

Může obsahovat možné scénáře narušení, které by mohly ovlivnit vaše podnikání, nastínit všechny možnosti přepravy a skladování, které máte nebo ke kterým byste se mohli dodatečně uchýlit, definovat členy týmu a partnery odpovědné za krizové plánování a doplňování zásob atd.

Pomáhá také provádět pravidelné audity zásob. Můžete vyhodnotit podmínky skladování a přepravy, stávající kategorie zásob a další aspekty. Pokud jde o kvantitativní kontrolu, můžete provádět kompletní inventury nebo průběžné inventury: ty spočívají v rotačním harmonogramu, kdy je každý produkt nebo skupina produktů zkontrolována v daném časovém období.

8. Udržujte jasnou a proaktivní komunikaci s dodavateli

Transparentní komunikace s dodavateli je naprosto klíčová. Vše, co jsme uvedli o prognózách poptávky, redistribuci zásob nebo krizovém plánování, do značné míry závisí na vašich vztazích s dodavateli. Měli byste být vždy na stejné vlně, pokud jde o plány zásob a plnění objednávek, možná rizika či krátkodobé i dlouhodobé cíle.

Dává také smysl přehodnotit spolupráci na základě vaší spokojenosti i spokojenosti zákazníků. Buďte proaktivní, pokud si všimnete něčeho, co lze v dodavatelském řetězci zlepšit, a komunikujte to dříve, než nastanou jakékoli negativní dopady. 44 % společností uvádí, že investují do zlepšení spolupráce se svými partnery v dodavatelském řetězci.

Pokud spolupracujete s více dodavateli, můžete si je rozdělit do kategorií podle jejich vlivu na vaše tržby, lokality nebo jiných parametrů a podle toho nastavit komunikaci.

Spravujte zásoby s ohledem na zákazníky

Jakákoli technika nebo cíl související se správou zásob by měly být v souladu se spokojeností zákazníků. Své cíle vždy kalibrujte především podle nákupních trendů ve vašem obchodě a potřeb či recenzí vašich zákazníků.

Díky automatizačním nástrojům, které odpovídají velikosti a cílům vašeho podnikání – ať už využíváte externí fulfillment, nebo systém pro správu zásob v kombinaci s dalšími zdroji – můžete získat lepší kontrolu nad skladovými zásobami a celkově zlepšit vyřizování objednávek.