8 pratiche comprovate di gestione dell'inventario nell'e-commerce

Oltre a perfezionare il tuo negozio online—rendendo la struttura del sito facile da navigare, creando offerte di upsell o altre campagne di vendita—devi controllare e gestire ciò che è invisibile ai clienti ma essenziale per la loro soddisfazione: l'inventario.

In questo articolo, discuteremo le migliori pratiche di gestione dell'inventario e le sue sfide più comuni. Prima di iniziare, definiamo la gestione dell'inventario e i suoi concetti principali ed esploriamo le diverse tecniche utilizzate dalle aziende di e-commerce.

Cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario implica lo stoccaggio, l'organizzazione e il trasporto dell'inventario che include sia i prodotti stessi che i materiali necessari per produrre e mantenere i prodotti. I sistemi di gestione dell'inventario tracciano il numero di beni e materiali nelle diverse fasi di produzione e vendita, nonché le loro caratteristiche: dimensioni, peso, temperatura, stagionalità o qualsiasi altro elemento rilevante per l'attività.

L'obiettivo di ogni azienda di e-commerce nella gestione dell'inventario è ridurre al minimo i costi associati allo stoccaggio, al tracciamento e alla consegna dei prodotti. Ciò significa comprendere la domanda e mantenere livelli di inventario che siano sufficienti a soddisfare tale domanda e sostenibili da stoccare e gestire.

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🔺 Per fare chiarezza sulla terminologia, l'inventario si riferisce non solo ai prodotti che vendi nel tuo negozio, ma anche ai materiali che utilizzi per crearli. A sua volta, lo stock si riferisce solo ai tuoi prodotti finiti.

L'inventario può essere suddiviso in 4 categorie principali: materie prime (materiali utilizzati nella produzione e/o presenti nei prodotti stessi), semilavorati (beni parzialmente finiti), prodotti finiti (stock disponibile per l'acquisto) e MRO (beni di manutenzione, riparazione e operativi che non fanno parte dei prodotti finali).

Se non ti occupi di produzione e rivendi prodotti già pronti, il tuo inventario potrebbe includere imballaggi e strumenti per la manutenzione del magazzino. Se non utilizzi affatto magazzini—ad esempio, hai avviato un'attività di dropshipping—non devi preoccuparti della gestione dell'inventario o dello stock; trovare un fornitore affidabile è sufficiente.

Quali sono le tecniche di gestione dell'inventario?

Esistono 3 approcci principali: FIFO (primo a entrare, primo a uscire), LIFO (ultimo a entrare, primo a uscire) e JIT (just-in-time). I loro nomi sono piuttosto esplicativi: FIFO significa vendere prima lo stock più vecchio, LIFO significa fare il contrario e JIT significa mantenere i livelli di stock al minimo indispensabile.

La tecnica FIFO è solitamente riconosciuta come la più ragionevole poiché aiuta a ridurre al minimo lo stoccaggio di prodotti invendibili (scaduti, usurati, fuori moda, ecc.). La tecnica LIFO è giustificata se acquisti costantemente determinati articoli e il loro prezzo è in continuo aumento, il che rende lo stock più recente il più costoso per te. L'approccio just-in-time può funzionare bene se collabori strettamente con i fornitori e puoi fare affidamento su di loro.

Vantaggi di una gestione dell'inventario efficace

Una corretta gestione dell'inventario, specialmente se automatizzata con l'aiuto di software gestionali, può aiutarti a ottenere quanto segue:

• Riduzione dei costi di stoccaggio. Più articoli hai fermi in un magazzino (o in più magazzini), più devi pagare per mantenerli mentre non ti generano alcun profitto.

• Eliminazione di stock morto e deterioramento. Se vendi beni deperibili (quelli con una data di scadenza) o prodotti che potrebbero diventare irrilevanti nel tempo (ad esempio, fuori stagione), è essenziale monitorare le loro prestazioni con i clienti per evitare di rimanere con grandi quantità di merce scaduta o invenduta. I sistemi di gestione dell'inventario possono aiutarti a controllare questi parametri e dare priorità a tali prodotti prima che diventino invendibili.

• Eliminazione degli errori. Se tieni sempre traccia della quantità di stock disponibile e colleghi questi dati al tuo negozio online in tempo reale, non dovrai affrontare problemi con clienti che ordinano articoli non disponibili (il che potrebbe causare difficoltà di comunicazione e una minore soddisfazione del cliente).

💡 Per sincronizzare il tracciamento dello stock con il tuo negozio online, utilizza app di inventario che ti invieranno avvisi di scorte in esaurimento o consentiranno ai visitatori di iscriversi alle notifiche di riassortimento.

• Velocizzare l'evasione degli ordini. La gestione dell'inventario va di pari passo con le consegne degli ordini: più è efficace la prima, più rapide saranno le seconde. Dato che la velocità di consegna è una delle esigenze più pressanti e in rapida crescita da parte dei clienti, non puoi permetterti di restare indietro.

• Approfondimenti sulla popolarità dei prodotti e sull'affidabilità dei fornitori. Disporre di dati sugli articoli a rotazione lenta e veloce ti aiuterà a capire quali prodotti promuovere maggiormente e quali, invece, evitare. Inoltre, le analisi sulla gestione dell'inventario possono aiutarti a valutare i rapporti con i diversi fornitori.

Le principali sfide nella gestione dell'inventario e-commerce

Ecco le 3 sfide più comuni che complicano la gestione dell'inventario:

• Report inaccurati. Sincronizzare tutti i dati può essere difficile, soprattutto se si dispone di più magazzini e diversi fornitori. Livelli di scorte errati possono danneggiare l'esperienza del cliente sul tuo store: se non vedono l'effettiva disponibilità degli articoli, potrebbero acquistarne più di quanti ne hai in magazzino, rimanendo poi delusi.

• Vincoli della catena di approvvigionamento. Qualcosa potrebbe andare storto nella produzione o nello stoccaggio dei prodotti. In tal caso, dovresti avere gli strumenti per accorgertene immediatamente e intervenire: ordinare più prodotti, rivedere i rapporti con i fornitori, migliorare la gestione del magazzino, comunicare i problemi ai clienti, ecc.

• Cambiamenti nella domanda dei clienti. Devi essere pronto a picchi di domanda imprevisti. La pandemia ha insegnato a molte aziende una lezione importante: è fondamentale monitorare e prevedere la domanda, impostare livelli di "scorta di sicurezza" per i vari prodotti, aggiornare i dati dell'inventario in tempo reale e seguire altre pratiche collaudate (che approfondiremo tra poco).

Per superare queste e altre sfide senza perdere clienti e senza spendere una fortuna, dovresti trovare il miglior software di gestione dell'inventario per la tua attività e adottare le migliori pratiche del settore. Scopriamo quali sono.

8 migliori pratiche per la gestione dell'inventario

Abbiamo raccolto un elenco delle migliori pratiche di gestione dell'inventario che ti aiuteranno a migliorare le prestazioni complessive del tuo store.

1. Automatizza i processi con un software di gestione dell'inventario

Non sorprende che la gestione manuale dell'inventario sia faticosa e soggetta a errori. Eppure, molte aziende svolgono ancora parte del lavoro manualmente.Un recente report di Shopify mostra che l'automazione dei processi manuali è cresciuta notevolmente: ad esempio, le app per la gestione del magazzino hanno registrato quasi il 200% di installazioni in più nel 2021 rispetto al 2020.

Se utilizzi un sistema come Shopify per gestire il tuo store, hai diverse opzioni per l'automazione:

1. Utilizzo delle funzionalità integrate.La gestione dell'inventario nativa di Shopify include funzionalità di base come il tracciamento, lo storico degli articoli, gli aggiornamenti delle quantità, ecc. Potrebbe essere sufficiente, ma difficilmente copre esigenze su larga scala e processi complessi.
2. Utilizzo di un'app di terze parti.Esistono numerose soluzioni software di gestione dell'inventario comeSkubanaoRetailOpsprogettate per sincronizzare i dati del tuo store con quelli del tuo inventario.
3. Utilizzo di un'app Shopify dedicata all'inventario.Puoi scegliere tra le soluzioni dell'App Store che offrono sincronizzazione dell'inventario in tempo reale, tracciamento, integrazioni multicanale, ecc.

2. Esternalizza l'evasione degli ordini

L'esternalizzazione completa dell'evasione degli ordini può essere un'opzione valida. È dimostrato che il 3PL (logistica di terze parti)riduce i costie migliora la soddisfazione del cliente in molti settori, in particolare nell'e-commerce. Con sempre più aziende che scelgono l'esternalizzazione, il mercato delle soluzioni di fulfillment è in crescita: si prevede cheraggiungerà oltre 25 milioni di dollarientro il 2028, in costante crescita rispetto ai 16 milioni del 2021.

L'esternalizzazione dell'evasione degli ordini può essere vantaggiosa se:

• Ti rivolgi a molte località diverse e non puoi gestire più magazzini per garantire spedizioni rapide. Una soluzione di terze parti può disporre di una rete di magazzini per stoccare i tuoi prodotti vicino ai tuoi clienti.
• Hai difficoltà a collegare i dati provenienti da diversi canali di vendita.Il fulfillment multicanale può gestire gli ordini effettuati sul tuo sito, sui social media o su altri marketplace, automatizzando il processo per te.
• Non vuoi occuparti personalmente dell'evasione degli ordini.Questa è una strategia a sé stante; se trovi un partner logistico affidabile, eliminerai gran parte del lavoro e avrai spazio per dedicarti ad altre attività per far crescere la tua azienda.

3. Pianifica le vendite future con strumenti di previsione

I moderni strumenti di gestione dell'inventario offrono numerose funzionalità avanzate, tra cui la previsione della domanda. Grazie ai dati, puoi stimare le tue vendite future seguendo questi passaggi:

1. Definisci il periodo da analizzare. Puoi pianificare il fabbisogno di magazzino per l'anno successivo, per una stagione, un mese o qualsiasi altro arco temporale utile.
2. Analizza i tuoi piani e le tendenze d'acquisto. Considera gli eventi stagionali che influenzano i tuoi prodotti, le promozioni pianificate e la crescita delle vendite. Se disponi di report sugli articoli a rotazione rapida e lenta, avrai indicazioni chiare su quali prodotti privilegiare nel riassortimento.
3. Analizza la tua quota di mercato e la concorrenza. L'ingresso di nuovi competitor o il cambiamento nelle abitudini d'acquisto possono influire sugli ordini del tuo negozio e, di conseguenza, sulle tue necessità di magazzino.
4. Crea un piano e una tempistica per il rifornimento dai fornitori. Oltre ai dati citati, è fondamentale conoscere i tempi di produzione dei fornitori e le modalità di trasporto verso il tuo magazzino o quello di terzi.
5. Adatta la previsione se necessario. Se, ad esempio, una tua campagna pubblicitaria sta ottenendo più conversioni rispetto all'anno precedente e ricevi ordini inaspettati, dovrai reagire rapidamente per soddisfare la domanda.

Esistono molte soluzioni basate sull'intelligenza artificiale che supportano la pianificazione e la previsione dell'inventario; un report di McKinsey dimostra che adottarne una può migliorare il controllo del magazzino del 35%. Cerca il miglior software di gestione inventario per risparmiare tempo e denaro prevedendo la domanda con precisione. Se gestisci un negozio Shopify, puoi scegliere tra diverse app con funzionalità di previsione, come Stockbot, ad esempio.

4. Imposta livelli minimi di scorta

I livelli minimi di scorta, o livelli PAR (Periodic Automatic Replacement), definiscono la quantità di prodotto che dovresti avere sempre a disposizione. Questa quantità è nota anche come scorta di sicurezza.

È utile impostare questi livelli minimi per ogni articolo e revisionarli almeno una volta all'anno. Definisci e adatta i livelli PAR in base alla popolarità del prodotto e ai processi logistici: è importante considerare sia il volume di vendita che la velocità di riassortimento.

5. Categorizza l'inventario in base al valore

Esistono vari approcci per la categorizzazione dell'inventario. Innanzitutto, se non gestisci solo prodotti finiti, dovrai classificare e tracciare separatamente i materiali utilizzati nella produzione e nello stoccaggio. Per quanto riguarda le scorte, puoi utilizzare l'analisi ABC:

1. Calcola il numero di articoli venduti e il costo unitario per determinare il valore di consumo.
2. Elenca tutti i prodotti in ordine decrescente di valore di consumo. Successivamente, calcola la percentuale di questo valore rappresentata da ciascun prodotto o gruppo di prodotti.
3. Suddividi i prodotti nei gruppi A, B e C. Solitamente, i prodotti che generano l'80% del valore totale di consumo sono quelli che portano più ricavi; contrassegnali come gruppo A. I gruppi B e C rappresenteranno rispettivamente il 15% e il 5%.
4. Pianifica il riassortimento basandoti sui dati ABC. Assicurati di avere sempre scorte sufficienti dei prodotti A, che devono essere riassortiti rapidamente, ed evita di sostenere costi extra per lo stoccaggio eccessivo di prodotti B e C.

6. Redistribuisci l'inventario vicino ai clienti

La pressione per consegne ultra-rapide è sempre più forte. Secondo un report di Shopify, il 60% dei consumatori si aspetta che gli ordini vengano evasi entro 2 giorni. Per garantire queste tempistiche e aumentare la percentuale di consegne in giornata, dovresti distribuire le scorte più vicino ai tuoi clienti target.

Analizza i dati geografici e valuta di mantenere l'inventario vicino alle zone di spedizione dei tuoi clienti più attivi. Se operi sia online che offline, puoi creare uno spazio ibrido che funga contemporaneamente da punto vendita e centro di evasione ordini. Alcuni studi dimostrano che trasformare un punto vendita fisico in un mini-centro logistico riduce i costi dell'ultimo miglio fino al 60% e oltre.

7. Predisponi un piano di emergenza e audit regolari

La realtà è che i processi della catena di approvvigionamento sono vulnerabili alle crisi. Se si verifica un problema — ad esempio, un magazzino diventa inagibile e alcuni prodotti si deteriorano, o un fornitore chiude l'attività dopo che gli ordini sono stati effettuati — è necessario avere un piano di emergenza.

Il piano può includere possibili scenari di interruzione che potrebbero colpire la tua attività, delineare tutte le opzioni di trasporto e stoccaggio a tua disposizione, e definire i membri del team e i partner responsabili della pianificazione d'emergenza e del riassortimento.

È inoltre utile eseguire audit periodici dell'inventario. Puoi valutare le condizioni di stoccaggio e trasporto, le categorie di inventario esistenti e altri aspetti. Per quanto riguarda il controllo quantitativo, puoi effettuare conteggi completi o inventari ciclici: quest'ultimo metodo prevede un programma a rotazione in cui ogni prodotto o gruppo di prodotti viene verificato entro un determinato periodo di tempo.

8. Mantieni una comunicazione chiara e proattiva con i fornitori

Mantenere una comunicazione trasparente con i fornitori è fondamentale. Tutto ciò che abbiamo detto su previsioni della domanda, ridistribuzione delle scorte o piani di emergenza dipende in gran parte dai rapporti con loro. Dovreste essere sempre allineati su piani di inventario e logistica, rischi potenziali, obiettivi a breve e lungo termine, ecc.

Ha senso anche rivalutare la collaborazione in base alla vostra soddisfazione e a quella dei clienti. Siate proattivi se notate aspetti migliorabili nella catena di distribuzione e comunicatelo prima che si verifichino conseguenze negative. Il 44% delle aziende dichiara di investire nel miglioramento della collaborazione con i partner della supply chain.

Se lavorate con più fornitori, potete classificarli in base all'impatto sul fatturato, alla posizione geografica o ad altri parametri, strutturando la comunicazione di conseguenza.

Gestite l'inventario pensando ai clienti

Ogni tecnica o obiettivo di gestione dell'inventario deve essere orientato alla soddisfazione del cliente. Calibrate sempre i vostri obiettivi in base ai trend di acquisto, alle recensioni e alle esigenze del vostro negozio prima di ogni altra cosa.

Grazie a strumenti di automazione adatti alle dimensioni e agli obiettivi della vostra attività — che vi affidiate a partner logistici esterni o utilizziate un sistema di gestione dell'inventario integrato — potrete ottenere un controllo maggiore sulle scorte e migliorare l'evasione degli ordini.