8 pratiques éprouvées de gestion des stocks en e-commerce

Au-delà de l'optimisation de votre boutique en ligne — en rendant la navigation sur le site plus fluide, en créant des offres incitatives ou d'autres campagnes commerciales — vous devez contrôler et maintenir ce qui est invisible pour les clients mais essentiel à leur satisfaction : les stocks. 

Dans cet article, nous aborderons les meilleures pratiques de gestion des stocks et les défis les plus courants. Avant d'entrer dans le vif du sujet, définissons la gestion des stocks, ses concepts clés et explorons les différentes techniques utilisées par les entreprises e-commerce. 

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks implique le stockage, l'organisation et le transport des stocks, ce qui inclut à la fois les produits finis et les matériaux nécessaires à leur production et à leur entretien. Les systèmes de gestion des stocks suivent la quantité de marchandises et de matériaux à différentes étapes de la production et de la vente, ainsi que leurs caractéristiques : dimensions, poids, température, saisonnalité ou tout autre élément pertinent pour l'activité. 

L'objectif de toute entreprise e-commerce en matière de gestion des stocks est de minimiser les coûts liés au stockage, au suivi et à la livraison des produits. Cela signifie comprendre la demande et maintenir des niveaux de stock qui soient à la fois suffisants pour satisfaire cette demande et abordables à stocker et à entretenir. 

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🔺 Pour clarifier la terminologie, le terme « inventaire » désigne non seulement les produits que vous vendez, mais aussi les matériaux utilisés pour les créer. À l'inverse, le « stock » ne concerne que vos produits finis. 

Les stocks peuvent être divisés en 4 catégories principales : les matières premières (utilisées dans la production), les produits en cours de fabrication (partiellement finis), les produits finis (disponibles à la vente) et les fournitures MRO (maintenance, réparation et exploitation, qui ne font pas partie des produits finis). 

Si vous ne faites pas de fabrication et que vous revendez des produits finis, votre inventaire peut inclure des emballages et des outils d'entretien d'entrepôt. Si vous ne gérez aucun entrepôt — par exemple, si vous avez une activité de dropshipping — vous n'avez pas à vous soucier de la gestion des stocks ; trouver un fournisseur fiable suffit.

Quelles sont les techniques de gestion des stocks ?

Il existe 3 approches courantes : FIFO (premier entré, premier sorti), LIFO (dernier entré, premier sorti) et JIT (flux tendu). Leurs noms sont explicites : le FIFO consiste à vendre le stock le plus ancien en premier, le LIFO fait l'inverse, et le JIT consiste à maintenir les niveaux de stock au plus bas. 

La technique FIFO est généralement considérée comme la plus raisonnable, car elle permet de minimiser le stockage de produits invendables (périmés, usés, démodés, etc.). La technique LIFO est justifiée si vous achetez constamment des stocks dont le prix augmente continuellement, ce qui rend le stock le plus récent plus coûteux pour vous. L'approche JIT peut bien fonctionner si vous collaborez étroitement avec vos fournisseurs et pouvez compter sur eux.

Avantages d'une gestion des stocks performante

Une gestion rigoureuse des stocks, surtout lorsqu'elle est automatisée via des logiciels spécialisés, vous permet d'atteindre les objectifs suivants :

• Minimisation des coûts de stockage. Plus vous avez d'articles immobilisés dans un ou plusieurs entrepôts, plus vous payez de frais pour des produits qui ne génèrent aucun revenu. 

• Élimination des stocks dormants et des pertes. Si vous vendez des produits périssables ou susceptibles de devenir obsolètes avec le temps (effets de saison, par exemple), il est essentiel de suivre leurs performances pour éviter de vous retrouver avec des invendus. Les systèmes de gestion des stocks vous aident à contrôler ces paramètres et à prioriser ces produits avant qu'ils ne deviennent invendables. 

• Élimination des erreurs. Si vous suivez en temps réel vos niveaux de stock et que ces données sont synchronisées avec votre boutique en ligne, vous éviterez les commandes d'articles indisponibles, ce qui prévient les problèmes de communication et la baisse de satisfaction client. 

💡 Pour synchroniser le suivi des stocks avec votre boutique, utilisez des applications qui vous enverront des alertes de stock faible ou permettront à vos visiteurs de s'inscrire à des notifications de retour en stock. 

• Accélérer le traitement des commandes. La gestion des stocks est indissociable de la livraison des commandes : plus la première est efficace, plus la seconde est rapide. Étant donné que la rapidité de livraison est l'une des exigences les plus pressantes et les plus croissantes des clients, vous ne pouvez pas vous permettre de passer à côté.

• Des informations sur la popularité des produits et la fiabilité des fournisseurs. Disposer de données sur les articles qui se vendent le plus et le moins vite vous aidera à déterminer quels produits mettre en avant et lesquels éviter. De plus, les analyses de gestion des stocks permettent d'évaluer la qualité de vos relations avec vos différents fournisseurs.

Les plus grands défis de la gestion des stocks en e-commerce

Voici les 3 défis les plus courants qui compliquent la gestion des stocks :

• Des rapports inexacts. Il peut être difficile de synchroniser toutes les données, surtout si vous gérez plusieurs entrepôts et fournisseurs. Des niveaux de stock erronés peuvent nuire à l'expérience client sur votre boutique : s'ils ne voient pas le nombre d'articles disponibles, ils risquent de commander plus que ce que vous avez en stock, ce qui mènera inévitablement à une déception.

• Les contraintes de la chaîne d'approvisionnement. Des imprévus peuvent survenir lors de la fabrication ou du stockage des produits. Si cela arrive, vous devez disposer d'outils pour en être informé immédiatement et réagir : commander davantage de produits, revoir vos relations avec les fournisseurs, améliorer la gestion de vos entrepôts, informer vos clients, etc.

• Les fluctuations de la demande client. Vous devez être prêt à faire face à des pics de demande imprévus. La pandémie a été une leçon difficile pour de nombreuses entreprises : il est essentiel de suivre et de prévoir la demande, de définir des niveaux de « stock de sécurité » pour différents produits, de mettre à jour vos données d'inventaire en temps réel et d'appliquer d'autres pratiques éprouvées (que nous aborderons un peu plus loin).

Pour surmonter ces défis et bien d'autres sans perdre de clients ni dépenser des sommes astronomiques, vous devez trouver le logiciel de gestion des stocks le mieux adapté à votre activité et adopter les meilleures pratiques du secteur. Voyons lesquelles.

8 meilleures pratiques pour la gestion des stocks

Nous avons compilé une liste des meilleures pratiques de gestion des stocks qui vous aideront à améliorer les performances globales de votre boutique.

1. Automatisez vos processus avec un logiciel de gestion des stocks

Il n'est pas surprenant que la gestion manuelle des stocks soit fastidieuse et sujette aux erreurs. Pourtant, de nombreuses entreprises effectuent encore une partie du travail manuellement. Un rapport récent de Shopify montre que l'automatisation des processus manuels a fortement progressé : par exemple, les applications de gestion d'entrepôt ont enregistré près de 200 % d'installations supplémentaires en 2021 par rapport à 2020.

Si vous utilisez une plateforme comme Shopify pour gérer votre boutique, plusieurs options d'automatisation s'offrent à vous :

1. Utiliser les fonctionnalités intégrées. La gestion native des stocks de Shopify inclut des fonctions de base comme le suivi, l'historique des articles, les mises à jour des quantités, etc. Cela peut suffire, mais reste limité pour des besoins à grande échelle ou des processus complexes.
2. Utiliser une application tierce. Il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion des stocks comme Skubana ou RetailOps conçues pour synchroniser les données de votre boutique avec celles de votre inventaire.
3. Utiliser une application Shopify dédiée aux stocks. Vous pouvez choisir parmi les solutions de l'App Store qui proposent une synchronisation des stocks en temps réel, un suivi, des intégrations multicanales, etc.

2. Externalisez la préparation des commandes

L'externalisation complète de la préparation des commandes peut également être une option pertinente. Il est prouvé que le recours à un prestataire logistique (3PL) réduit les coûts et améliore la satisfaction client dans de nombreux secteurs, en particulier dans l'e-commerce. Avec de plus en plus d'entreprises choisissant l'externalisation, le marché des solutions logistiques est en plein essor : il devrait atteindre plus de 25 millions de dollars d'ici 2028, après une croissance constante depuis les 16 millions de dollars enregistrés en 2021.

L'externalisation de la préparation des commandes peut être avantageuse si :

• Vous ciblez de nombreuses zones géographiques et ne pouvez pas gérer plusieurs entrepôts pour garantir des expéditions rapides. Une solution tierce peut disposer d'un réseau d'entrepôts pour stocker vos produits au plus près de vos clients.
• Vous avez du mal à centraliser les données provenant de différents canaux de vente. La gestion logistique multicanale peut traiter les commandes passées sur votre site, les réseaux sociaux ou d'autres places de marché, en automatisant le processus pour vous.
• Vous ne souhaitez pas gérer vous-même la préparation des commandes. C'est une stratégie à part entière ; en trouvant un partenaire logistique fiable, vous éliminez une charge de travail importante et libérez du temps pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

3. Projetez vos ventes futures grâce à des outils de prévision

Les outils de gestion des stocks modernes offrent de nombreuses fonctionnalités avancées, dont la prévision de la demande. Armé de données, vous pouvez projeter vos ventes futures en suivant ces étapes :

1. Définissez la période à prévoir. Vous pouvez projeter vos besoins en stock pour l'année à venir, pour une saison, un mois, ou toute autre période pertinente pour vous.
2. Analysez vos plans et vos tendances d'achat. Prenez en compte les événements saisonniers s'ils influencent le type de produits que vous vendez, les promotions prévues et la croissance de vos ventes. Si vous disposez de rapports sur les articles à rotation lente et rapide, ils vous donneront des indications sur les produits à privilégier lors du réapprovisionnement.
3. Analysez votre part de marché et la concurrence. L'arrivée de nouveaux acteurs sur le marché ou l'évolution des habitudes d'achat peuvent impacter les commandes de votre boutique et, par conséquent, vos besoins en stock.
4. Créez un plan et un calendrier pour l'approvisionnement auprès de vos fournisseurs. En plus de toutes les données mentionnées, il est important de comprendre les délais de production des fabricants et les modalités de transport vers votre entrepôt ou celui d'un tiers.
5. Ajustez vos prévisions si nécessaire. Par exemple, si votre publicité génère plus de conversions que l'année précédente et que vous recevez un volume de commandes inattendu, vous devrez réagir rapidement pour satisfaire la demande.

There are a lot of AI-powered solutions that assist in inventory planning and forecasting, and McKinsey’s report shows that adopting one can improve inventory control by 35%. Search for the best inventory management software that will save you time and money by accurately predicting the demand. If you run a Shopify store, you can choose among inventory apps with forecasting functionality—Stockbot, for example. 

4. Définissez des niveaux de stock minimum

Les niveaux de stock minimum, ou PAR (Periodic Automatic Replacement), définissent la quantité de produit que vous devez avoir en permanence. Ce montant est également appelé stock de sécurité.

Il est utile de définir ces niveaux minimums pour les articles que vous vendez et de les réviser au moins une fois par an. Définissez et ajustez les niveaux PAR en fonction de la popularité des produits et des processus logistiques : il est important de prendre en compte à la fois le volume des ventes et la rapidité de réapprovisionnement.

5. Catégorisez votre stock en fonction de sa valeur

Il existe diverses approches pour la catégorisation des stocks. Tout d'abord, si vous ne gérez pas uniquement des produits finis, vous devrez catégoriser et suivre séparément les matériaux utilisés pour la production et le stockage. Concernant le stock lui-même, vous pouvez utiliser l'analyse ABC :

1. Calculez le nombre d'articles vendus et le coût unitaire pour déterminer la valeur de consommation.
2. Listez tous vos produits par ordre décroissant de valeur de consommation. Ensuite, calculez le pourcentage de cette valeur que représente chaque produit — ou groupe de produits.
3. Divisez les produits en groupes A, B et C. En général, les produits représentant 80 % de la valeur de consommation totale sont ceux qui génèrent le plus de revenus. Marquez-les comme groupe A. Les groupes B et C représenteront respectivement les 15 % et 5 % restants.
4. Planifiez le réapprovisionnement en fonction des données ABC. Assurez-vous d'avoir toujours suffisamment de produits A et de pouvoir les réapprovisionner rapidement, et évitez d'engager des coûts supplémentaires pour stocker de grandes quantités de produits B et C.

6. Redistribuez le stock au plus près des clients

La pression pour des livraisons ultra-rapides est bien réelle. Selon le rapport de Shopify, 60 % des consommateurs s'attendent à ce que les commandes soient traitées sous 2 jours. Pour garantir ce délai et augmenter le pourcentage de livraisons le jour même, vous devez distribuer votre stock au plus près de vos clients cibles.

Analysez les données géographiques et envisagez de conserver votre stock à proximité des zones d'expédition de vos clients les plus actifs. Si vous gérez à la fois une activité en ligne et physique, vous pouvez créer un espace hybride servant à la fois de point de vente et de centre de traitement des commandes. Des études montrent que transformer un point de vente en mini-centre logistique réduit les coûts du dernier kilomètre de plus de 60 %.

7. Mettez en place un plan d'urgence et des audits réguliers

La réalité est que les processus de la chaîne d'approvisionnement sont vulnérables aux crises. Si un problème survient — par exemple, si un entrepôt devient indisponible et que certains produits sont détériorés, ou si un fournisseur fait faillite alors que des commandes ont déjà été passées — vous devez disposer d'un plan d'urgence.

Il peut inclure des scénarios de perturbation potentiels pouvant affecter votre entreprise, décrire toutes les options de transport et de stockage dont vous disposez ou auxquelles vous pourriez recourir, définir les membres de l'équipe et les partenaires responsables de la planification d'urgence et du réapprovisionnement, etc.

Il est également utile d'effectuer des audits de stock réguliers. Vous pouvez évaluer les conditions de stockage et de transport, les catégories de stock existantes et d'autres aspects. Pour un contrôle quantitatif, vous pouvez effectuer des inventaires complets ou des inventaires tournants : ces derniers consistent en un calendrier rotatif où chaque produit ou groupe de produits est vérifié sur une période donnée.

8. Maintenez une communication claire et proactive avec vos fournisseurs

Il est essentiel de maintenir une communication transparente avec vos fournisseurs. Tout ce que nous avons évoqué concernant les prévisions de la demande, la redistribution des stocks ou la planification d'urgence dépend largement de vos relations avec eux. Vous devez toujours être en phase sur vos plans de stock et d'exécution, les risques potentiels, ainsi que vos objectifs à court et long terme.

Il est également judicieux de réévaluer votre collaboration en fonction de votre satisfaction et de celle de vos clients. Soyez proactif si vous identifiez des points d'amélioration dans votre chaîne logistique et communiquez-les avant de subir des conséquences négatives. 44 % des entreprises affirment investir dans l'amélioration de la collaboration avec leurs partenaires logistiques.

Si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, vous pouvez les classer selon leur impact sur votre chiffre d'affaires, leur localisation ou tout autre paramètre, afin d'adapter votre communication en conséquence.

Gérez vos stocks en pensant à vos clients

Toute technique ou tout objectif lié à la gestion des stocks doit viser la satisfaction client. Avant toute chose, calibrez systématiquement vos objectifs en fonction des tendances d'achat de votre boutique, ainsi que des besoins et avis de vos clients.

Grâce à des outils d'automatisation adaptés à la taille et aux objectifs de votre entreprise — que vous optiez pour une logistique externalisée ou un système de gestion des stocks combiné à d'autres solutions — vous gagnerez en contrôle sur vos stocks et améliorerez globalement le traitement de vos commandes.