Slackはコラボレーションに最適なツールです。しかし、非同期コミュニケーションの場としては、通知が集中力を削ぎ、深い作業への没頭を妨げ、一日中Slackに縛られる原因にもなりかねません。
この記事では、設定を調整し、チームのガイドラインを策定することで、Slackを思わず使いたくなるような非同期型ツールへと進化させる方法をご紹介します。
1. アクションが必要なメッセージのみ通知を受け取る
他のメッセージを無視すべきという意味ではありません。それらはSlackを確認する専用の時間にまとめてチェックしましょう。
2. モバイルデバイスの通知遅延を設定する
MacBook、iPhone、iPadが同時に鳴り響く状況は誰しも経験があるはずです。もう、そのような事態は避けましょう。
3. 業務に関係のないチャンネルをミュートする
エンジニアリング部門にいながらマーケティング部門の動向も気になりますか？その場合はチャンネルをミュートし、余裕がある時に時折チェックするようにしましょう。
逆に、特定のチャンネルが重要で迅速な対応が必要な場合は、すべてのメッセージに通知が届くよう設定してください。
4. 保存済みアイテムとリマインダーを活用する
複雑な回答が必要なメッセージや、後で確認したいメッセージは「保存済みアイテム」に追加しましょう。毎日決まった時間に保存済みアイテムを確認し、返信する習慣をつけるのがおすすめです。
あるいは、「リマインダー」機能を使うこともできます。
個人的には、リマインダーは不適切なタイミングで通知が来て集中を乱すことがあるため、前者の方法を好んでいます。
5. メッセージを細切れにせず、スレッドを活用する
一つの内容を複数のメッセージに分けると通知が何度も届き、スレッドを使ったトピックごとの議論も難しくなります。
対照的に、スレッドを使えば何に対する返信かが明確になります。また、スレッドを作成しておけば、過去のやり取りであっても議論を継続しやすくなります。
特定のやり取りを追う必要がなくなった場合は、「返信の通知をオフにする」を活用しましょう。メンションが届いた時のみ通知を受け取ることができます。逆に、フォローしたいスレッドには「新しい返信を通知する」を設定しておきましょう。
6. リアクションを活用する
「OK」「了解」「承知しました」といった短い返信の代わりに、リアクション機能を使いましょう。チーム内でリアクションの意味をあらかじめ決めておくと便利です。例：
🕓 - メッセージを確認済み。後で返信します
👀 - メッセージを読みました／確認しました
✅ - 完了しました
7. メンションの使用ルールを明確にする
メンションは相手への通知を意味します。使用する際は慎重に判断し、どのような場合にメンションを使うべきかチームで合意しておきましょう。
例：
- 相手からの返信が必要な場合は @michal とメンションする
- 単に言及するだけの場合はメンションしない（例：「Michalがこれについて相談するように言っていました」など）
@everyone、@here、@channel の違いを理解する
8. ダイレクトメッセージ（DM）を最小限にする
特定の個人にDMで質問をすると、後から別のメンバーを巻き込む必要が生じた際に、履歴が共有できず困ることがよくあります。また、文脈も失われがちです。DMを送る代わりに、チャンネル内で特定の個人にメンションを飛ばして質問する方が、透明性が保たれ、非同期コミュニケーションにおいて非常に重要です。
9. グループメッセージを使わない
グループメッセージは、DMよりもさらに問題があります：
- 話題を振り返る際、誰が参加していたかを覚えておく必要があり、情報の追跡が困難になります。
- 非公開のため、議論の内容をリンクとして共有できません。
- 新しいメンバーを追加する場合、過去の履歴（文脈）がない新しい会話を立ち上げる必要があります。
常にパブリックまたはプライベートチャンネルの作成を検討してください。一時的なチャンネルであっても問題ありません。不要になればいつでもアーカイブできます。
10. ステータスを活用して期待値を調整する
ステータスは、いつ返信が可能かを周囲に知らせるのに最適な場所です。
ボーナス：バッジをオフにして通知音をミュートし、集中力を高める
これは任意ですが、Slackによる「ノイズ」を最小限に抑えたい場合は、これらの設定も検討してみてください。
