Slack è un ottimo strumento di collaborazione. Tuttavia, quando si parla di comunicazione asincrona, può diventare così fonte di distrazione da impedirti di concentrarti sul lavoro profondo, portandoti a restare incollato a Slack tutto il giorno.
Questo articolo ti aiuterà a ottimizzare le impostazioni e a definire le linee guida del team affinché Slack diventi uno strumento asincrono di cui ti innamorerai.
1. Ricevi notifiche solo per i messaggi che richiedono un'azione
Non significa ignorare tutto il resto. Semplicemente, controlla gli altri messaggi durante i momenti dedicati alla lettura di Slack.
2. Imposta un ritardo per le notifiche sui dispositivi mobili
Ci siamo passati tutti: MacBook, iPhone e iPad che suonano contemporaneamente per lo stesso messaggio. Evita che accada di nuovo.
3. Silenzia i canali non pertinenti al tuo lavoro
Lavori nel team #engineering ma ti interessa anche il #marketing? Silenzia il canale e leggilo ogni tanto, quando hai il momento giusto.
Al contrario, attiva le notifiche per ogni messaggio se un canale è importante e richiede una risposta tempestiva.
4. Usa gli elementi salvati e i promemoria
Se hai letto un messaggio che richiede una risposta complessa o a cui vuoi tornare in seguito, usa "Aggiungi agli elementi salvati" e prendi l'abitudine di consultarli almeno una volta al giorno per rispondere.
In alternativa, puoi usare "Ricordamelo":
Personalmente preferisco la prima soluzione, poiché i promemoria tendono a distrarmi nei momenti meno opportuni.
5. Evita di scrivere messaggi multipli e usa i thread
Un unico contenuto diviso in più messaggi genera notifiche multiple e rende difficile usare i thread per discutere di un argomento specifico.
Al contrario, un thread rende facile seguire il filo della conversazione. Inoltre, anche le comunicazioni datate possono restare attive se è stato creato un thread.
Sfrutta "Disattiva notifiche per le risposte" se non vuoi più seguire un determinato thread. Continuerai a ricevere notifiche solo per le menzioni. Viceversa, puoi usare "Ricevi notifiche per le nuove risposte" per i thread che desideri monitorare.
6. Usa le reazioni
Invece di risposte brevi come “OK”, “va bene” o “ricevuto”, impara a usare le reazioni. Crea con il tuo team un elenco di reazioni e i relativi significati, ad esempio:
🕓 - Ho visto il messaggio e risponderò più tardi
👀 - Ho letto/preso visione del messaggio
✅ - Fatto
7. Stabilisci linee guida chiare su come e quando usare le menzioni
Una menzione equivale a una notifica. Pensaci bene prima di usarla e concorda con il team i casi d'uso appropriati.
Per esempio:
- Ha senso menzionare @michal se ti aspetti una sua risposta
- Potrebbe non avere senso menzionare Michal se lo stai solo citando. Ad esempio: “Michal ha chiesto di discuterne con te”
Impara le differenze tra @everyone, @here e @channel
8. Riduci al minimo l'uso dei messaggi diretti
Capita spesso di chiedere qualcosa a una persona specifica in un messaggio privato. Prima o poi, quella persona dovrà coinvolgere qualcun altro nella conversazione, ma non sarà possibile. Inoltre, manca il contesto. Spesso è meglio chiedere in un canale menzionando la persona specifica invece di usare un messaggio diretto. Questo favorisce anche la trasparenza, fondamentale nella comunicazione asincrona.
9. Non usare i messaggi di gruppo
I messaggi di gruppo sono ancora peggio dei messaggi diretti:
- Quando devi riprendere l'argomento, devi ricordare esattamente chi era coinvolto nella conversazione. Di conseguenza, è facilissimo perdere il filo.
- La discussione non può essere collegata perché è privata.
- Se vuoi aggiungere un nuovo partecipante, dovrai creare una nuova conversazione senza cronologia (ovvero: senza contesto).
Valuta sempre la creazione di un canale pubblico o privato. Non è un problema se il canale è solo temporaneo: può sempre essere archiviato.
10. Usa il tuo stato per definire le aspettative
Lo stato è un ottimo modo per far sapere agli altri quando possono aspettarsi una tua risposta.
Bonus: disabilita il badge per evitare distrazioni e silenzia tutti i suoni
Questa è un'opzione facoltativa. Ma se vuoi davvero ridurre al minimo il “rumore” di Slack, prendi in considerazione anche queste impostazioni.
