Slack ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit. Aber wenn es um asynchrone Kommunikation geht, kann es so ablenkend sein, dass es Ihnen nicht erlaubt, tief in die Arbeit einzutauchen, und Sie werden sich dabei ertappen, wie Sie den ganzen Tag auf Slack hängen.

Dieser Artikel wird Ihnen helfen, Ihre Einstellungen zu optimieren und Teamrichtlinien aufzustellen, damit Slack zu einem asynchronen Tool wird, das Sie lieben werden.

1. Lassen Sie sich nur über die Nachrichten benachrichtigen, die Ihr Handeln erfordern

Das bedeutet nicht, dass Sie alle anderen Nachrichten ignorieren sollten. Gehen Sie sie einfach in der Zeit durch, in der Sie Slack lesen.

2. Richten Sie eine Benachrichtigungsverzögerung für Ihr Mobilgerät ein

Wir alle kennen das: Ihr MacBook, iPhone und iPad piepen gleichzeitig wegen einer neuen Nachricht. Lassen Sie das nicht mehr geschehen.

3. Stummschalten von Kanälen, die für Ihre Arbeit nicht relevant sind

Sie arbeiten im #Ingenieurwesen, interessieren sich aber auch für #Marketing? Schalten Sie diesen Kanal stumm und lesen Sie ihn ab und zu, wenn Sie in der richtigen Stimmung sind.

Oder richten Sie andererseits Benachrichtigungen für jede Nachricht ein, wenn ein bestimmter Kanal für Sie wichtig ist und Sie sofort reagieren müssen.

4. Verwenden Sie gespeicherte Elemente und Erinnerungen

Wenn Sie eine Nachricht gelesen haben, die eine komplexe Antwort erfordert, oder wenn Sie später darauf zurückkommen möchten, sollten Sie die Funktion "Zu gespeicherten Elementen hinzufügen" verwenden und es sich zur Gewohnheit machen, die gespeicherten Elemente mindestens einmal am Tag durchzugehen, um zu antworten.

Alternativ können Sie auch "Daran erinnern" verwenden:

Ich persönlich bevorzuge die erste Lösung, da mich Erinnerungen meist zu einem unpassenden Zeitpunkt ablenken.

5. Vermeiden Sie das Schreiben mehrerer Nachrichten und verwenden Sie Threads

Ein Beitrag, der in mehrere Nachrichten aufgeteilt ist, führt zu mehreren Benachrichtigungen und macht es schwierig, einen Thread für die Kommunikation über das Thema zu verwenden.

Im Gegensatz dazu kann man in einem Thread leicht verfolgen, worauf man antwortet. Außerdem kann auch alte Kommunikation noch aktiv sein, wenn ein Thema erstellt wurde.

Nutzen Sie die Funktion "Benachrichtigungen für Antworten ausschalten", wenn Sie ein bestimmtes Thema nicht mehr verfolgen möchten. Sie erhalten dann immer noch Benachrichtigungen über Erwähnungen. Im Gegensatz dazu können Sie die Option "Über neue Antworten benachrichtigt werden" für Themen verwenden, die Sie verfolgen möchten.

6. Reaktionen verwenden

Anstelle von einfachen Antworten wie "OK", "wird gemacht" oder "zur Kenntnis genommen", sollten Sie lernen, Reaktionen zu verwenden. Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Team eine Liste von Reaktionen und deren Bedeutung, z. B:

🕓 - Ich habe die Nachricht gesehen und werde später antworten

👀 - Ich habe die Nachricht gelesen/zur Kenntnis genommen

✅ - Es ist erledigt

7. Legen Sie klare Richtlinien fest, wie und wann Sie Erwähnungen verwenden

Erwähnung bedeutet Benachrichtigung. Überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie es verwenden, und vereinbaren Sie mit dem Team, welche Anwendungsfälle für Erwähnungen sinnvoll sind.

Zum Beispiel:

• Es ist sinnvoll, @michal zu erwähnen, wenn ich eine Antwort von ihm erwarte
• Es ist vielleicht nicht sinnvoll, Michal zu erwähnen, wenn ich mich nur auf ihn beziehe. Z.B. "Michal hat darum gebeten, dies mit Ihnen zu besprechen"

Lernen Sie die Unterschiede zwischen @everyone, @here und @channel

8. Minimieren Sie die Verwendung von Direktnachrichten

Es kommt sehr oft vor, dass Sie eine bestimmte Person in einer privaten Nachricht um etwas bitten. Früher oder später müssen sie jemand anderen in das Gespräch einbeziehen, aber das ist nicht möglich. Außerdem fehlt der Kontext. Es ist oft besser, eine Frage in einem Kanal zu stellen, in dem eine bestimmte Person erwähnt wird, als eine Direktnachricht zu verwenden. Dies fördert auch die Transparenz, die bei der asynchronen Kommunikation wichtig ist.

9. Verwenden Sie keine Gruppennachrichten

Gruppennachrichten sind noch schlimmer als Direktnachrichten:

• Wenn Sie auf das Thema zurückkommen wollen, müssen Sie sich daran erinnern, wer genau an dem Gespräch beteiligt war. So kann man leicht den Überblick verlieren.
• Die Diskussion kann nicht verlinkt werden, da sie privat ist.
• Wenn Sie einen neuen Teilnehmer hinzufügen möchten, müssen Sie eine neue Unterhaltung ohne Verlauf (sprich: Kontext) erstellen.

Überlegen Sie immer, ob Sie einen öffentlichen oder privaten Kanal erstellen. Es ist kein Problem, wenn der Kanal nur vorübergehend ist. Er kann jederzeit archiviert werden.

10. Nutzen Sie Ihren Status, um Erwartungen zu formulieren

Der Status ist ein guter Ort, um anderen mitzuteilen, wann sie eine Antwort von Ihnen erwarten können.

Bonus: Deaktivieren Sie ein Abzeichen, um Ablenkung zu vermeiden, und schalten Sie alle Töne stumm

Dies ist eher optional. Aber wenn Sie den "Lärm", den Slack verursacht, wirklich minimieren möchten, sollten Sie diese Optionen ebenfalls einstellen.